Dekanatsassistenz (m/w/d)

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Fakultät für Sozialwissenschaften und Philosophie

Dekanatsassistenz (m/w/d)

Leipzig SN DE
Stellenausschreibung vom 02.04.2024 ∙ Kennziffer: 66/2024
Die 1409 gegründete Universität Leipzig gehört zu den großen, forschungsstarken und medizinführenden Universitäten in Deutschland. Mit ihren rund 30.000 Studierenden und mehr als 5.000 Beschäftigten in 14 Fakultäten prägt sie das Leben in der pulsierenden und weltoffenen Stadt Leipzig. Die Universität Leipzig bietet ein dynamisches und international geprägtes Arbeitsumfeld sowie attraktive und vielfältige Arbeitsmöglichkeiten in Forschung, Lehre, Transfer, Infrastruktur und Verwaltung.
Im Dekanat der Fakultät für Sozialwissenschaften und Philosophie ist zum nächstmöglichen Zeitpunkt oben genannte Stelle zu besetzen.

Stellenmerkmale

• unbefristet
• 50 % einer Vollbeschäftigung
• vorgesehene Vergütung: Entgeltgruppe 9a TV-L

Aufgaben

• selbstständige Bearbeitung von Promotions- und Habilitationsverfahren
• Beratung und Betreuung von Promovierenden und Habilitierenden
• Bearbeitung von Teilaspekten vielfältiger Projekte, Konzepte und Berichte durch Informationsrecherche-, -aufbereitung und -auswertung
• allgemeine Sekretariats- und Verwaltungsaufgaben in deutscher und englischer Sprache, u.a. Führen der internen und externen Korrespondenz, Terminkoordinierung, allgemeine universitäre Verwaltungsvorgänge, Pflege der Fakultätswebseite
• selbstständige Planung von Fakultätsveranstaltungen (z.B. Verteidigungen, interne Sitzungen, Antritts- und Abschiedsvorlesungen, Professorien) und Unterstützung bei deren Umsetzung
• Planung und Organisation sowie Vorbereitung der Abrechnung von Dienstreisen der Fakultätsverwaltung
• Vorbereitung von personalrelevanten Vorgängen, inkl. von Einstellungsanträgen von Hilfskräften, Berufungs- und Auswahlverfahren
• interne Raumplanung und Betreuung der AV-Technik und des Schließsystems

Voraussetzungen

• abgeschlossene Ausbildung zur Kauffrau/Kaufmann für Büromanagement oder als Verwaltungsfachangestellte/r oder mindestens gleichwertige einschlägige Qualifikation
• mehrjährige Berufserfahrung vorzugweise in der öffentlichen Verwaltung wünschenswert
• fundierte Fachkenntnisse von relevanten Gesetzen und Verwaltungsvorschriften (z.B. SächHSG, HSDAVO, Reisekostenrecht, Studien-, Prüfungs-, Promotions- und Habilitationsordnungen)
• Kenntnisse der Abläufe und des Aufbaus der Hochschulverwaltung von Vorteil
• sichere IT-Anwenderkenntnisse
• Erfahrung mit Web Content Management Systemen, bevorzugt TYPO3
• ausgeprägte Koordinations- und Kommunikationsfähigkeiten sowie sicheres Auftreten
• gute Auffassungsgabe und analytisches Denkvermögen
• sehr gute Kenntnisse der englischen Sprache (mind. Niveau B2), schriftlich und mündlich

Wir bieten

• einen modernen Arbeitsplatz und attraktive Arbeitsbedingungen
• flexible Arbeitszeiten sowie die Vereinbarkeit von Familie und Beruf
• eine zielgerichtete Personalentwicklung in allen Phasen Ihres Berufslebens mit Weiterbildungsmöglichkeiten
• eine betriebliche Altersvorsorge
• ein vergünstigtes Personennahverkehrsticket (z. B. das Deutschlandticket als Jobticket)

Ihre Bewerbungsunterlagen senden Sie bitte mit den üblichen Unterlagen unter Angabe der Kennziffer 66/2024 bis 30. April an: Universität Leipzig, Fakultät für Sozialwissenschaften und Philosophie, Frau Dekanin Prof. Dr. Astrid Lorenz, Beethovenstraße 15, 04107 Leipzig. Gern können Sie Ihre Bewerbung in einer PDF-Datei auch per senden. Bitte beachten Sie, dass Gefährdungen der Vertraulichkeit und der unbefugte Zugriff Dritter bei einer Kommunikation per unverschlüsselter E-Mail nicht ausgeschlossen werden können.
Ihre Bewerbungsunterlagen werden nicht zurückgesandt, bitte reichen Sie nur Kopien ein. Vorstellungskosten werden nicht übernommen.
Die Universität Leipzig strebt eine Erhöhung des Anteils von Frauen in verantwortlicher Position an und bittet deshalb qualifizierte Frauen ausdrücklich um ihre Bewerbung. Bei gleicher Eignung werden schwerbehinderte Menschen oder ihnen kraft SGB IX von Gesetzes wegen Gleichgestellte bevorzugt eingestellt.
Bewerbungsschluss: 30.04.2024

Kontakt

Prof. Dr. Astrid Lorenz

Dekanin

Fakultät für Sozialwissenschaften und Philosophie
workBeethovenstraße 15
04107 Leipzig

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