Teamassistenz (w/m/d) / Office Manager*in HIPOLE Jena

Detailansicht des Stellenangebots Stellendetails zu: Teamassistenz (w/m/d) / Office Manager*in HIPOLE Jena Teamassistenz (w/m/d) / Office Manager*in HIPOLE JenaKopfbereichArbeitVerwaltungsfachangestellte/r - LandesverwaltungTeamassistenz (w/m/d) / Office Manager*in HIPOLE JenaHIPOLE Jena, ein Forschungsinstitut d. HZB GmbHVollzeitTeilzeit (Vormittag, Nachmittag)Jenaab sofortbefristet für 24 Monatevor 2 TagenStellenbeschreibungTeamassistenz (w/m/d) / Office Manager*in HIPOLE Jena
Kennziffer: HI 2024/3
Möchten Sie an einem Institut eines internationalen Forschungszentrums arbeiten, an dem wirklich etwas für eine klimafreundliche Energieversorgung der Zukunft geschaffen wird?
Sind Sie gern Schnittstelle zwischen Wissenschaft und Administration und beraten Sie gern zu administrativen Prozessen?
Mögen Sie es, Ansprechperson für unsere Mitarbeitenden und Gäste aus aller Welt zu sein?
Sind Sie ein Organisationstalent und verstehen sich darin, Prozesse reibungslos ablaufen zu lassen?
Dann sind Sie bei uns richtig! Das neue Helmholtz-Institut für Polymere Energieanwendungen HIPOLE Jena ist ein Institut des Helmholtz-Zentrums Berlin in Kooperation mit der Friedrich-Schiller-Universität Jena.
Als Teamassistenz werden Sie ein wichtiger Teil unseres internationalen Teams. Sie unterstützen die Forschenden bei ihrer Arbeit, gestalten die administrativen Abläufe, koordinieren Vorgänge innerhalb von HIPOLE Jena und betreuen unsere nationalen und internationalen Gäste und Kooperationen. Administrativ angebunden sind Sie dabei bei der administrativen Institutsleitung und unterstützen ebenfalls eine Reihe von Abteilungen und gemeinsame Forschungsgruppen und erhalten so Einblick in verschiedene spannende Forschungsfelder. Bei uns erwartet Sie ein vielseitiger Job in einem familienfreundlichen Arbeitsumfeld - wir freuen uns auf Sie!

Ihre Aufgaben

Sie unterstützen unsere Mitarbeitenden und Leitungskräfte in administrativen Angelegenheiten, z.B. bei Anfragen, Bestellungen und Statistiken.
Sie begleiten und koordinieren Personalmaßnahmen beim On- und Offboarding neuer Mitarbeiter*innen, inklusive der Unterstützung beim Bewerbungsmanagement.
Sie sind zuständig für die Terminplanung, Vor- und Nachbereitung von Veranstaltungen, Einladungen, Berichte, Postverteilung, Ablage interner Vorgänge, Sachbearbeitung, Vertragswesen, Mithilfe bei der Organisation von Konferenzen und Workshops sowie nach Einarbeitung die Pflege unserer Internetseiten.
Sie kommunizieren mit internen und externen Geschäftspartner*innen.
Sie betreuen unsere Gäste und Kooperationspartner*innen.
Sie organisieren das Sekretariat.

Ihr Profil

Berufsausbildung als Verwaltungsfachkraft, Kauffrau/-mann (w/m/d) für Bürokommunikation oder ähnliches
abgeschlossene Ausbildung als Fremdsprachensekretär*in oder eine vergleichbare Qualifikation mit sehr guten Deutsch- und Englischkenntnissen in Wort und Schrift
sehr gute PC-Kenntnisse (MS-Office, Internet, Datenbanken)
Berufserfahrung im Sekretariats- und Assistenzbereich (min. zwei Jahre), vorzugsweise im internationalen Umfeld
eine selbstständige Arbeitsweise und ein freundliches, verbindliches Auftreten mit einem ausgeprägten Organisations- und Koordinationstalent
Freude am Umgang mit Menschen mit internationalem Hintergrund in einem diversen und dynamischen Arbeitsumfeld

Unser Angebot

ein internationales und diversitätssensibles Arbeitsumfeld in einem der 18 Helmholtz-Zentren mit Arbeitsstätte in Jena
die Arbeit im Forschungsumfeld des Wissenschaftsstandortes Jena
die Chance, gemeinsam mit Forscher*innen aus aller Welt einen Beitrag zur Entwicklung erneuerbarer Energien, Energiespeicher und neuester Technologien für eine klimafreundliche Zukunft zu leisten
ein sicherer, krisenfester Arbeitsplatz
eine gute Vereinbarkeit von Beruf und Privatleben
flexible Arbeitszeiten durch Gleitzeit
39 Stunden/Woche, Teilzeit nach Absprache möglich
30 Tage Urlaub
umfangreiche Beratungsangebote zu Familie und Beruf
Gesundheitsmanagement- und Betriebssportangebote
Zuschuss zum Deutschlandticket Job
Fortbildungsangebote
eine betriebliche Altersvorsorge (VBL)
Der Arbeitsvertrag ist über 24 Monate befristet. Die Bezahlung erfolgt nach dem Tarifvertrag für den öffentlichen Dienst (TVöD-Bund).
Wir bekennen uns ausdrücklich zur Vielfalt in unserer Arbeitskultur und freuen uns über Bewerbungen von Menschen mit verschiedenen Hintergründen. Chancengleichheit und die berufliche Förderung von Frauen haben wir uns zum Ziel gesetzt. Deshalb sind wir an Bewerbungen von Frauen sehr interessiert. Menschen mit Schwerbehinderung werden bei entsprechender Eignung bevorzugt eingestellt.
Wir freuen uns auf Ihre Bewerbung über unser Bewerbungsmanagementsystem bis zum 02.05.2024. Aus datenschutzrechtlichen Gründen können wir Bewerbungen, die uns auf anderen Wegen (z.B. per E-Mail oder Post) erreichen, leider nicht im Bewerbungsverfahren berücksichtigen.
For English version, please click on the following link: English Version.
➜ HIER BEWERBEN
» Stellenangebote des HZB
ArbeitsorteKarte anzeigen