Office Manager (m/w/d)

Dich um Räumlichkeiten und die Menschen, die dort arbeiten, zu kümmern, bereitet dir große Freude? Deine Leidenschaft ist die Organisation? Eine wertschätzende Unternehmenskultur und kollegialer Zusammenhalt sind dir wichtig? Dann willkommen bei diva-e!
diva-e ist Deutschlands führender Transactional Experience Partner (TXP), der digitale Erlebnisse schafft, die Unternehmen nachhaltig voranbringen und deren Kunden begeistern.
Mit der geballten Erfahrung aus über 20 Jahren realisieren wir E-Business-Lösungen für Kunden wie den FC Bayern München, Carl Zeiss, EDEKA, E.ON, Lieferando und Ravensburger.
diva-e beschäftigt rund 900 Mitarbeitende an insgesamt zehn Standorten in Deutschland, Bulgarien (Sofia) und den USA (Cincinnati).
Besonders stolz sind wir auf unsere Unternehmenskultur. Respekt, Vertrauen und Verantwortung werden in unseren Teams im täglichen Miteinander gelebt - und das über den Arbeitsplatz hinaus.
Office Manager (m/w/d) in Jena
unbefristet, in Teilzeit
Unser Office Management besteht aus 13 Kolleginnen verteilt auf die Standorte Berlin, München, Karlsruhe, Frankfurt, Leipzig, Hamburg und Jena. Gemeinsam mit deiner Kollegin am Standort bist du interner Servicepartner und zentraler Ansprechpartner. Du trägst dazu bei, dass unsere Kunden und Geschäftspartner einen angenehmen Aufenthalt in unseren Offices haben. Ebenso schaffst du bei den Mitarbeitenden vor Ort für eine gute Atmosphäre, sodass sich alle im Office zu Hause fühlen. Im Officemanagement legst du das Fundament für unser Home of Talents.
Was du bei uns machst
Als Teil deiner Tätigkeit übernimmst du eigenständig die Empfangsverwaltung sowie den Telefon-Service. Dabei bearbeitest du ebenfalls den Postein- sowie Postausgang.
Den Empfang und die Bewirtung von Gästen stellst du sicher und kümmerst dich auch um die Besprechungsräume.
Gemeinsam setzen wir uns im Team dafür ein, dass in unseren Büros stets für Ordnung und Sauberkeit gesorgt ist.
Externe Dienstleister, wie beispielsweise Handwerker, koordinierst du und garantierst dadurch reibungslose, innerbetriebliche Büroabläufe. Der Einkauf von Büromaterialien und Getränken ist eine weitere Aufgabe von dir.
Du unterstützt das Travel Management für unsere Mitarbeitenden, wie beispielsweise Reiseplanung, Reisebuchung, Umbuchungen etc. für Dienstreisen und sorgst damit dafür, dass für die Reise der Kollegen alles geplant ist.
Dein Organisationstalent kommt bei der Planung von Veranstaltungen zum Einsatz, wie beispielsweise dem Familientag oder dem Sommerfest.
Wann du zu uns passt
Du bist ein echter Teamplayer. Einer für alle, alle für einen - das ist dein und unser Motto. 
Du hast bereits Erfahrungen in einer kaufmännischen Rolle gesammelt. Praktische Erfahrung im Bereich Empfang und Office Management sind von Vorteil aber kein muss.
Kenntnisse mit dem MS Office Paket (Word, Excel, Outlook, PPT) bringst du mit.
Mit deinem Koordinations- und Organisationsgeschick bringst du alle(s) unter einen Hut. 
Dich zeichnen deine strukturierte und sorgfältige Arbeitsweise, starkes Verantwortungsbewusstsein und Flexibilität aus.
Du bist dienstleistungsorientiert und bringst eine hohe Eigeninitiative mit. Außerdem hast du Lust darauf, dich weiterzuentwickeln und über den Tellerrand hinauszublicken.
Du sprichst fließend Deutsch und auch dein Englisch kann sich hören und sehen lassen.
Was du von uns hast
Deine Erfolgsmomente sind unsere Inspiration. Bei uns bist du Mensch - und keine Nummer! Wir legen sehr hohen Wert auf einen freundschaftlich-kollegialen, aber auch ehrlichen Umgang miteinander. Respekt, Vertrauen und Verantwortung werden bei uns großgeschrieben. Ellenbogenmentalität findest du bei uns nicht. Jedes Projekt bringt neue, spannende Herausforderungen mit sich. Wir wissen, dass wir diese erfolgreich nur im Team meistern und helfen uns daher gegenseitig. Das gemeinsame Arbeiten, Austüfteln, Umdenken, Umsetzen und Optimieren macht uns Spaß und wir lernen jeden Tag dazu. Bei uns gewinnen die besten Ideen und deine sind uns jederzeit willkommen. Deine Work-Life-Balance nehmen wir sehr ernst. Viele von uns haben gerade eine Familie gegründet oder zeitintensive Hobbys. Wir glauben, dass ausgeglichene Mitarbeiter das Team deutlich weiterbringen, als wenn wir ihnen Überstunden aufbürden. Daher achten wir darauf, dass diese möglichst gar nicht erst anfallen, setzen dich auf möglichst wenigen Projekten parallel ein und unterstützen dich beim eigenverantwortlichen Arbeiten - und im Umgang mit deinen eigenen Ressourcen.
Du passt zu uns? Dann bewirb dich jetzt.
Du willst jeden Tag dazulernen, bist offen für neues und willst eigenverantwortlich gestalten? Du blühst bei Teamwork erst so richtig auf? Du brennst für das, was du tust und wagst dich aus der eigenen Komfortzone? Du willst unsere Zukunft aktiv mitgestalten? Dann freuen wir uns auf deine Bewerbung!
Ein Anschreiben benötigen wir nicht, aber wir sind schon neugierig, was dich an dieser Stelle interessiert. Nach Bewerbungseingang melden wir uns schnellstmöglich bei dir. Passt der erste Eindruck, findet ein erstes Gespräch in der Regel schon innerhalb einer Woche statt.
Du hast noch Fragen?
Fragen zum Bewerbungsablauf beantwortet dir Michael Böhme aus dem HR-Team. Er freut sich auf deinen Anruf +49 341 69768 259 oder deine E-Mail an hr@diva-e.com! Vernetze dich gerne direkt auf XING oder LinkedIn mit ihr oder schau dir an, was Mitarbeiter und Bewerber auf kununu über uns sagen.
Schwerbehinderte Menschen oder Gleichgestellte werden bei gleicher Eignung bevorzugt eingestellt.