Assistent (m/w/d)

Öffentliche Stellenausschreibung: Assistent (m/w/d) im Vorzimmer des Abteilungsleiters

Stelle: 11.04.2024 12:32 - 26.04.2024 24:00 Kategorie: Stellen
Im Amt für Stadtentwicklung und Stadtplanung. Abteilung Stadtplanung ist zum frühestmöglichen Termin folgende Stelle zu besetzen:

Assistent (m/w/d) im Vorzimmer des Abteilungsleiters

Inhaltsverzeichnis

• Anforderungsprofil
• Aufgabengebiet
• Wir bieten
• Bewertung und Bewerbungsfrist
• Jetzt online bewerben
• Hinweise

Anforderungsprofil

1. Erforderlich ist:

• eine abgeschlossene Ausbildung als Kaufmann/-frau für Büromanagement, als Kaufmann/-frau für Bürokommunikation, als Bürokaufmann/-frau oder als Rechtsanwaltsfachangestellte/r

2. Wünschenswert sind:

• einschlägige Verwaltungskenntnisse (insbesondere zum Aufbau und zur Funktionsweise der Stadtverwaltung sowie verwaltungsinternen Zuständigkeiten und Arbeitsabläufen innerhalb des Amtes für Stadtplanung und Stadtentwicklung)
• Sicherheit in Orthographie und Grammatik
• ein sehr gutes mündliches Ausdrucksvermögen sowie eine ausgeprägte Kommunikationsfähigkeit
• eine geplante und organisierte Arbeitsweise, teamorientiertes Verhalten und die Fähigkeiten zur kollegialen Zusammenarbeit, hohe Qualität und Verwertbarkeit der Arbeitsergebnisse, ein hohes Maß an Arbeitseffizienz

Die erforderlichen Zeugnisse/Nachweise sind der Bewerbung beizufügen. Sollten die erforderlichen Nachweise nicht beiliegen, führt dies zu einem Ausschluss aus dem Bewerberverfahren. Auch interne Bewerber werden aufgefordert, die erforderlichen Nachweise der Bewerbung beizufügen.
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Aufgabengebiet

1. Führung des Abteilungsleitersekretariats sowie Wahrnehmung von Unterstützungsleistungen für die Abteilungsleitung, insbesondere

• Planung, Koordination und Überwachung der Termine für die Leitung, ggf. Organisation des Besucherverkehrs
• Führung der Wiedervorlage einschließlich Kontrolle der Wiedervorlagetermine
• Sichtung von Sitzungsprotokollen (DBOB, Ausschüsse und Stadtratssitzungen)
• Aufbereitung und Zusammenstellung von Unterlagen für die Leitungsberatungen, Ausschuss- und Stadtratssitzungen
• Vertretung anderer Sekretariate im Amt
• Aufbereitung und Weiterleitung von statistischen Daten u.a. für den Bereich der zentralen Steuerung, Führen des Verzeichnisses über Rechtsstreitigkeiten gem. der entsprechend geltenden DA
• Koordinierung der Beantwortung von Vorlagen im KSD sowie formale Bearbeitung der Vorlagen
• Wahrnehmung von Aufgaben in Angelegenheiten der Personalverwaltung
• Erteilung telefonischer, mündlicher und schriftlicher Auskünfte zu örtlichen und sachlichen Zuständigkeiten sowie zu Sprechzeiten
• Wahrnehmung von Aufgaben bei der Vor- und Nachbereitung von Jour Fixes, Beratungen und Veranstaltungen
• Ausführen von Schreib- und Büroarbeiten

2. Wahrnehmung von Unterstützungsleistungen im Zuge der Digitalisierung, insbesondere

• Übernahme von Teilaufgaben bzw. Mitarbeit bei der Einführung eines Dokumenten-Management-Systems (DMS)
• Pflege von Daten und entsprechender Datenstrukturen
• Archivierungstätigkeiten

3. Wahrnehmen von Sonderaufgaben nach Weisung

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Wir bieten

Neben einer interessanten und anspruchsvollen Tätigkeit bieten wir Ihnen:

• eine intensive Unterstützung bei der Einarbeitung
• 30 Tage Erholungsurlaub
• Anspruch auf Jahressonderzahlung
• eine betriebliche Altersvorsorge in der Zusatzversorgungskasse
• vermögenswirksame Leistungen
• ein ermäßigtes Ticket für den öffentlichen Personennahverkehr (Job-Ticket)
• flexibles Arbeitszeitmodell mit der Möglichkeit von Telearbeit
• Bildungsfreistellung gemäß Thüringer Bildungsfreistellungsgesetz
• Fort- und Weiterbildungsmöglichkeiten
• gesundheitsfördernde und gesundheitserhaltende Maßnahmen im Rahmen unseres betrieblichen Gesundheitsmanagements

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Bewertung und Bewerbungsfrist

Bewertung: E 6 TVöD (Tarifvertrag für den Öffentlichen Dienst)
Bewerbungsfrist: 26. April 2024
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Online-Dienst: Online-Bewerbung+Abteilungsleitersekretariat&aktenzeichen=2024/016 "Externer Verweis (Öffnet neues Fenster): Online-Dienst: Online-Bewerbung")

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Hinweise

• Schwerbehinderte Bewerber und Bewerberinnen werden bei gleicher Eignung bevorzugt berücksichtigt.
• Die Stadtverwaltung Erfurt will einen Beitrag zur Förderung von Frauen leisten und fordert daher Frauen ausdrücklich zur Bewerbung auf.
• Sollten Sie keine Möglichkeit zur Online-Bewerbung haben, senden Sie Ihre Bewerbungsunterlagen bitte an die Stadtverwaltung Erfurt, Personal- und Organisationsamt, Meister-Eckehart-Straße 2, 99084 Erfurt. Vornehmlich sollten Bewerbungen jedoch über den Online-Dienst erfolgen. Bewerbungen, die per E-Mail eingehen, werden im Verfahren nicht berücksichtigt.
• Nach Abschluss des Stellenbesetzungsverfahrens werden die Bewerbungen nicht berücksichtigter Bewerber/-innen entsprechend § 27 Absatz 4 ThürDSG ordnungsgemäß gelöscht/vernichtet.
• Bitte beachten Sie darüber hinaus die Hinweise zur Erhebung von personenbezogenen Daten auf nachfolgender Webseite "Personalwirtschaft: Bewerbungsverfahren (Merkblatt zum Datenschutz)".

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