Verwaltungsassistent Referat Lehre (m/w/d)

Qualität

Den Rahmen dafür schaffen, dass sich die Patienten auf eine exzellente Krankenversorgung verlassen können, ist eine große Aufgabe. Das Universitätsklinikum möchte Sie dafür als neuen Mitgestalter kennen lernen.

Verwaltungsassistent Referat Lehre (m/w/d) (9126)
Medizinischen Fakultät, Referat Lehre

in Teilzeit 20 Std./Woche, unbefristet
TV-L 8
Eintrittstermin: zum nächstmöglichen Zeitpunkt

Die Aufgaben

• Unterstützung der Koordinationstätigkeiten für den Studiengang „Lehramt Gesundheit und Pflege“ in enger Zusammenarbeit mit der Leitung Referat Lehre: o Unterstützung der Semesterplanung; Korrespondenz mit Professor:innen und Fachgebieten
• Unterstützung der Vor- und Nachbereitung von Gremiensitzungen und Kursen in der Lehreo Terminkoordination, Ladung und Protokollierung der Sitzungeno Gestaltung von Präsentationen für universitäre Veranstaltungeno Mithilfe bei der Organisation der Studien- und Prüfungsangelegenheiteno Unterstützung bei der Vorbereitung, Durchführung und Nachbereitung von Veranstaltungen
• Unterstützung des internen Qualitätsmanagementso Interne Prozess- und Verfahrensdokumentationo Unterstützung der systematischen Erfassung von Daten und Befragungen
• Eigenverantwortliche Verwaltungsaufgabeno Bearbeitung von Postein- und -ausgang; Postbuch führen; Botengängeo Bearbeitung von Anfragen von Studierenden und Lehrendeno Interne und externe Terminkoordination und telefonischer Erstkontakt Referat Lehreo Systematische Pflege, Ablage und Archivierung von Akten und Dokumenten aller Arto Jährliche Inventur; systematische Inventarisierung; verantwortlich für das Lagero Vorbereitung von Schreiben, Serienbriefen und Formulareno Verwaltung von Bestellungeno Dienstreiseorganisation und -abrechnungo Informationsweitergabe (Homepagepflege, Rundmails, etc.)

Ihr Profil

• abgeschlossene Berufsausbildung als Kaufmann für Büromanagement/ Bürokommunikation (m/w/d) bzw. zum Verwaltungsfachangestellten (m/w/d) oder mindestens gleichwertige, einschlägige Qualifikation
• einschlägige Berufserfahrung in der Büroorganisation, vorzugsweise an einer Hochschule oder einem vergleichbaren Umfeld der Lehrverwaltung, ist wünschenswert
• sicherer Umgang mit den gängigen MS Office Programmen (Word, Excel, PowerPoint) sowie moderner Kommunikationstechnik
• Kenntnisse TYPO 3 oder vergleichbarer Content-Management-Systeme wünschenswert
• sehr gute mündliche und schriftliche Deutschkenntnisse sowie gute Englischkenntnisse
• selbstständige, zuverlässige und strukturierte Arbeitsweise
• Serviceorientierung, sehr gute Team- und Kommunikationsfähigkeiten, überzeugende organisatorische Fähigkeiten sowie freundliches und verbindliches Auftreten

Über uns - die Medizinische Fakultät

Wir bieten

• einen modernen Arbeitsplatz und attraktive Arbeitsbedingungen (Mobile Arbeit)
• flexible Arbeitszeiten sowie die Vereinbarkeit von Familie und Beruf
• ein vergünstigtes Personennahverkehrsticket (MDV-JobTicket)

Die Medizinische Fakultät der Universität Leipzig gehört mit ihrer über 600jährigen Tradition zu den größten Forschungseinrichtungen der Region Leipzig. Mit über 1.300 Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern ist sie die größte von insgesamt 14 Fakultäten der Universität Leipzig und dient als Ausbildungsstätte für ca. 3.500 Studierende der Human- und Zahnmedizin sowie der Pharmazie und Hebammenkunde.

So bewerben Sie sich

Alle Bewerbungen sind unter Angabe der Ausschreibungsnummer bis spätestens 26.05.2024 einzureichen.
Bitte richten Sie Ihre Bewerbung in einer Datei (max. 10 MB) per E-Mail an:
bewerbung-mf@medizin.uni-leipzig.de

Ihr Ansprechpartner

Auskünfte zum Bewerbungsverfahren erteilt Frau Astrid Ilgenstein - Leiterin Referat Lehre unter 0341/ 97-15928 .
Schwerbehinderte Bewerber:innen werden bei gleicher Eignung bevorzugt berücksichtigt. Bitte fügen Sie Ihrer Bewerbung entsprechende Nachweise bei.
Mit der Übersendung Ihrer Bewerbungsunterlagen willigen Sie in die Verarbeitung der darin enthaltenen Daten zum Zwecke des Auswahlverfahrens für die vorliegende ausgeschriebene Stelle ein. Ihre Einwilligung kann von Ihnen jederzeit widerrufen werden. Die Verarbeitung erfolgt ausschließlich für dieses Auswahlverfahren und wird auf Grundlage von Art. 6 DSGVO (Datenschutzgrundverordnung) vorgenommen. Dies schließt die Weitergabe an die Mitglieder der Auswahlkommission, die Personalverwaltung, die/den Gleichstellungsbeauftragte(n), die Schwerbehindertenvertretung und den Personalrat im Rahmen ihrer organisatorischen bzw. gesetzlichen Zuständigkeit ein. Ihre Daten werden bis längstens 6 Monate nach Abschluss des Auswahlverfahrens gespeichert und anschließend gelöscht.
Nach der DSGVO steht Ihnen ein Recht auf Auskunft seitens des Adressaten der Bewerbung über Ihre personenbezogenen Daten, auf Berichtigung, Löschung oder Einschränkung der Verarbeitung sowie ein Widerspruchsrecht gegen die Verarbeitung zu.
Bei Fragen können Sie sich an den Datenschutzbeauftragten der Medizinischen Fakultät wenden (dsbmf@medizin.uni-leipzig.de).
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