SUNRISE Projektassistent*in (w/m/d)

Im Geschäftsbereich des Vizepräsidenten für Internationale Angelegenheiten und Transfer der Technischen Universität Ilmenau ist ab sofort eine Stelle als

SUNRISE Projektassistent*in (w/m/d)

zu besetzen.
SUNRISE ist eine im Aufbau befindliche Allianz aus neun Europäischen Hochschulen, die eine enge Zusammenarbeit in den Bereichen Lehre, Forschung und Transfer anstrebt. SUNRISE steht für “Smaller (Strategic) University Network for Regional Innovative and Sustainable Evolution”.
Die Allianz wird seitens der EU-Kommission als Europäische Hochschulallianz vom 01.01.2025 bis zum 31.12.2028 gefördert.
Als SUNRISE Projektassistent*in stellen Sie sowohl einen reibungslosen Ablauf der administrativen Prozesse sowie die Überwachung der Ausgaben, aber auch die Planung und die Verteilung der Ressourcen an die unterschiedlichen beteiligten Bereiche im Rahmen der Projektlaufzeit sicher. Sie nehmen begleitend an den Abstimmungsrunden der Leitungsgremien von SUNRISE teil und unterstützen den SUNRISE Referenten organisatorisch. Dabei sind Sie in eine sachgerechte aktive Kommunikation zwischen den verschiedenen Stellen der TU Ilmenau aber auch mit den Projektpartnern eingebunden. Sie wirken an dieser Stelle aktiv an einem der Prozesse zur europäischen Integration und der europaweiten Zusammenarbeit mit.

Ihre Aufgaben

Die Stelle umfasst folgende Aufgabengebiete:
Projektmanagement in enger Abstimmung mit dem SUNRISE Referenten und der Projektleitung

• Dokumentation des Projektfortschritts entlang der im Projekt definierten „Milestones“
• Erarbeitung von Übersichten in Präsentationsform für die Gremien der SUNRISE Allianz
• Erfassung und Aufbereitung der im Grant Agreement festgelegten quantitativen und qualitativen „Key Performance Indicators (KPI)“
• Begleitung und Monitoring der Arbeit an den „Deliverables“ der SUNRISE Allianz und am Reporting
• Aufbau einer internen Kommunikationsstruktur
• Übernahme von koordinierenden und dokumentierenden Aufgaben im Rahmen von Projektarbeitstreffen

Zeit und Finanzmanagement von SUNRISE Ressourcen

• Monitoring der angeforderten Finanzressourcen aus den Teilprojekten
• Abgleich mit den verfügbaren Projektmitteln in enger Abstimmung mit der kaufmännischen Leitung
• Entwicklung des Kosten- und Ressourcenverteilungsmodells und der zugrundeliegenden Anfrage-, Planungs- und Verteilungsprozesse
• Ausarbeitung von Handlungsempfehlungen bei der Zuweisung von finanziellen Projektressourcen
• fortwährende Anpassung der Ausgabenplanung vor dem Hintergrund der geplanten Projektaktivität

Ihr Profil

Für die Teilnahme am Auswahlverfahren werden vorausgesetzt:

• abgeschlossene, 3-jährige Berufsausbildung im kaufmännischen Bereich, Verwaltungslehre, Kommunikation, Fremdsprachen oder vergleichbar
• oder abgeschlossenes Bachelorstudium vorzugsweise im Bereich Betriebswirtschaftslehre oder ähnlich
• mehrjährige Berufserfahrung im Aufgabenfeld
• sofern Deutsch keine Muttersprache ist, Nachweis Deutschkenntnisse auf min. C1-Niveau Niveau in Wort und Schrift

Darüber hinaus sind wünschenswert:

• nachgewiesene fundierte und anwendungssichere Englischkenntnisse
• Kenntnisse im Projekt-, Finanz- und Büromanagement und in der organisationsinternen Kommunikation
• Kompetenzen und Erfahrungen in der Projektassistenz/Teamassistenz
• Erfahrungen in der Veranstaltungsorganisation
• Kenntnisse in der Erfolgskontrolle und Bewertung von Prozessen (Controlling)
• Kenntnis der typischen Struktur und Anspruchsgruppen an Universitäten
• Bereitschaft zu Dienstreisen

Bitte weisen Sie die in der Stellenausschreibung geforderten Qualifikationen an Hand von Urkunden sowie Zeugnissen nach.
Die Tätigkeit ist grundsätzlich auch für eine Beschäftigung in Teilzeit geeignet. Inwieweit einem Teilzeitwunsch, insbesondere hinsichtlich Lage und Umfang der Teilzeit, stattgegeben werden kann, wird anhand der dienstlichen Bedürfnisse geprüft.

Was wir Ihnen bieten

• attraktive tarifliche Vergütung (lt. TV-L) inkl. der Gewährung einer Jahressonderzahlung
• Urlaubsanspruch von 30 Tagen im Kalenderjahr und zusätzliche freie Tage am 24./ 31.12.
• familienfreundliches, flexibles Arbeitszeitmodell
• VBL - Altersvorsorge im öffentlichen Dienst
• vielseitige individuelle Weiterbildungsmöglichkeiten
• umfangreiche Gesundheits- und Sportangebote
• wertschätzendes Arbeitsumfeld einer renommierten Universität

Bitte bewerben Sie sich bis zum 10.08.2025 unter der Kz.: 51/2025 über diesen Link: