Sekretär:in / Assistent:in am Forschungsinstitut (m/w/d)

Detailansicht des Stellenangebots Stellendetails zu: Sekretär:in / Assistent:in am Forschungsinstitut (m/w/d) Sekretär:in / Assistent:in am Forschungsinstitut (m/w/d)KopfbereichArbeitKaufmann/-frau - BüromanagementSekretär:in / Assistent:in am Forschungsinstitut (m/w/d)Leibniz-Institut für Photonische TechnologienJenaab 01.05.2024befristet für 24 MonateHeuteStellenbeschreibung

Im Leibniz-Institut für Photonische Technologien e. V. (Leibniz-IPHT) ist zur Unterstützung verschiedener Forschungsabteilungen ab sofort eine Stelle als
Sekretär:in / Assistent:in (m/w/d)
in Vollzeit oder Teilzeit (mind. 30 h/Woche) zu besetzen.
Die Stelle ist zunächst für 2 Jahre befristet. Eine Verlängerung wird bei Eignung angestrebt.
Das Leibniz-IPHT verfolgt die Vision, mit nachhaltigen lichtbasierten Technologien allen Menschen ein gesundes Leben in einer gesunden Umwelt zu ermöglichen. Dafür erforscht und translatiert das Leibniz-IPHT Verfahren und Geräte, die bei der Bewältigung drängender Herausforderungen in den Bereichen „Gesundheit und Medizin“ sowie „Umwelt und Energiewandlung“ helfen. Diese Vision lässt sich kurz und knapp durch den Slogan „Photonics for Life“ zusammenfassen.
Das Leibniz-IPHT ist Mitglied der Leibniz-Gemeinschaft sowie eine außeruniversitäre Forschungseinrichtung mit enger Anbindung an die Friedrich-Schiller-Universität Jena.
Ihr Aufgabenfeld umfasst:
Führung und Organisation des Sekretariats verschiedener Forschungsabteilungen des Leibniz-IPHT
Terminorganisation und -koordination, Verwaltung
Korrespondenz per Post und E-Mail in Deutsch und Englisch
Telefonbetreuung in Deutsch und Englisch
Allgemeine Sekretariatsaufgaben (Erledigung von Schreib- und Büroarbeiten)
Pflege von elektronischen Datenbanken
Versand von Dokumenten, Adressverteilerpflege
Organisation und Buchung von Dienstreisen
Unterstützung bei der Vorbereitung von Terminen, Seminaren und Veranstaltungen
Bewirtung von Besuchern und Gästen

Ihre Qualifikation

Abgeschlossene Ausbildung als Bürokauffrau/-mann (m/w/d), als Verwaltungsfachangestellte:r (m/w/d) oder vergleichbare Ausbildung oder eine mindestens dreijährige einschlägige Berufserfahrung im Sekretariatsbereich
Gewünschte Kenntnisse und Fähigkeiten:
Kenntnisse von Sekretariatstechniken und Arbeitsabläufen im Sekretariat
Sichere schriftliche und mündliche Kommunikationsfähigkeit in deutscher und englischer Sprache
Sehr gute Kenntnisse in Rechtschreibung und Zeichensetzung
Sicherer Umgang mit MS Office (insbesondere Word, Excel und PowerPoint)
Vorausschauende, selbststrukturierte und selbständige Arbeitsweise
Ausgeprägtes Organisationstalent sowie Fähigkeit zur Prioritätensetzung
Teamfähigkeit, hohe Motivation, Einsatzbereitschaft
Freundliches und professionelles Auftreten
Absolute Vertrauenswürdigkeit, Verschwiegenheit und Verantwortungsbewusstsein

Wir bieten

Eine offene Willkommenskultur sowie ein integratives und interdisziplinäres Arbeitsumfeld: Das Leibniz-IPHT befindet sich auf dem Beutenberg-Campus in Jena und beherbergt mehr als 400 Mitarbeiter aus der ganzen Welt, die an der Schnittstelle von Physik, Biochemie, Technologie, Datenwissenschaften und Medizin arbeiten, um die photonischen Technologien von morgen zu entwickeln.
Umfassende Weiterbildungsangebote und individuelle Möglichkeiten zur persönlichen Weiterentwicklung.
Flexible Arbeitszeitmodelle sowie 30 Tage Urlaub/Jahr, Jahressonderzahlung, Brückentage u. v. m.
Ein familienfreundliches Arbeitsumfeld mit Unterstützungsangeboten zur Vereinbarkeit von Familie und Beruf (bspw. Eltern-Kind-Zimmer, Campus-Kindergartenplätze, Beratung zu familiären Pflegesituationen durch geschulte Pflegelots:innen u. v. m.).
Jena - Stadt der Wissenschaft: Eine junge Stadt mit einer lebendigen lokalen Kulturagenda!
Vergütung:
Die Vergütung erfolgt entsprechend dem Tarifvertrag der Länder (TV-L) und Ihrer Qualifikation und Erfahrung.

Über uns

Wir sind ein modernes, international ausgerichtetes Forschungsinstitut. Die Vereinbarkeit von Beruf und Familie ist eines unserer zentralen Anliegen. Wir wertschätzen Diversität und begrüßen daher alle Bewerbungen - unabhängig von Geschlecht, Behinderung, Nationalität oder ethnischer und sozialer Herkunft. Sind Frauen im Bereich der ausgeschriebenen Stelle unterrepräsentiert, werden sie bei gleicher Eignung bei der Einstellung bevorzugt berücksichtigt.
Weitergehende Informationen:
Bei Rückfragen wenden sich Interessierte bitte an Dr. Karina Weber; Email: karina.weber@leibniz-ipht.de,
Tel: 03641 - 206 102.

Bewerbung

Bewerben Sie sich ganz einfach über unser Jobportal (https://www.leibniz-ipht.de/de/institut/karriere/stellenportal) oder senden Sie Ihre Bewerbung mit den üblichen Unterlagen (Lebenslauf, Zeugnisse, Referenzadressen, Weiteres) per E-Mail, vorzugsweise in einer pdf-Datei, bis zum 30.04.2024 unter Angabe der Kennziffer 1257 an das:
Leibniz-Institut für Photonische Technologien Jena e.V.
Personalabteilung
Albert-Einstein-Straße 9, 07745 Jena
E-Mail: Personal_Abtl@leibniz-ipht.de
Kennziffer: 1257
Arbeitsorte