Sekretär (m/w/d)

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Gesamtpersonalrat der Universität Leipzig

Sekretär (m/w/d)

Leipzig SN DE
Stellenausschreibung vom 24.05.2024 ∙ Kennziffer: 106/2024
Die 1409 gegründete Universität Leipzig gehört zu den großen, forschungsstarken und medizinführenden Universitäten in Deutschland. Mit ihren rund 30.000 Studierenden und mehr als 5.000 Beschäftigten in 14 Fakultäten prägt sie das Leben in der pulsierenden und weltoffenen Stadt Leipzig. Die Universität Leipzig bietet ein dynamisches und international geprägtes Arbeitsumfeld sowie attraktive und vielfältige Arbeitsmöglichkeiten in Forschung, Lehre, Transfer, Infrastruktur und Verwaltung.
Im Gesamtpersonalrat der Universität Leipzig und dem örtlichen Personalrat Hochschulbereich ist zum nächstmöglichen Zeitpunkt oben genannte Stelle zu besetzen.
Der Gesamtpersonalrat der Universität Leipzig und der örtliche Personalrat des Hochschulbereichs bestehen aus gewählten Beschäftigten der Universität Leipzig, deren Amtszeit beträgt jeweils 5 Jahre.

Stellenmerkmale

• unbefristet
• 70 % einer Vollbeschäftigung (davon 50% für den Gesamtpersonalrat sowie 20% für den örtlichen Personalrat), mit der Option einer Arbeitszeiterhöhung im Umfang von 18% im Rahmen einer Vertretung befristet bis zum 31.12.2024
• vorgesehene Vergütung: Entgeltgruppe 6 TV-L

Aufgaben

• allgemeine Sekretariats- und Verwaltungsaufgaben einschließlich Führung der Korrespondenz, Büroorganisation, Postbearbeitung und Entgegennahme von Telefonaten
• Erstellung von Präsentationen
• Erstellung, Pflege und Bearbeitung von Datenbanken
• Vor- und Nachbereitung von Personalrats-, Arbeitsgruppen- und Vorstandssitzungen (Erstellen der Tagesordnung und zugehörigen Unterlagen, Terminkoordination, Nachladung von Ersatzkandidaten, Raumplanung, Protokollerstellung) sowie von Tagungen
• Termin-, Fristen- und Aufgabenüberwachung sowie Wiedervorlagesystem
• Recherchearbeit für aktuelle Rechtsprechung und Neuerungen zum SächsPersVG und anderen Gesetzen
• Haushaltsbearbeitung, Budgetüberwachung und Bewirtschaftung einer Kostenstelle sowie Bearbeitung von Beschaffungsvorgängen
• Recherche zu sowie Reservierung von Fort- und Weiterbildungsangeboten, inkl. der Bearbeitung von Dienstreisen
• Pflege der Website des Gesamtpersonalrates
• Pflege eines Gremienmanagementsystems
• Ablage und Archivierung von Dokumenten einschließlich Wiedervorlagen

Voraussetzungen

• abgeschlossene Berufsausbildung als Kauffrau/Kaufmann für Büromanagement bzw. Verwaltungsfachangestellte/n oder vergleichbarer berufsqualifizierender Abschluss
• Kenntnisse bei der Bewirtschaftung von Haushaltskostenstellen
• sicherer Umgang mit den gängigen MS Office Programmen (Word, Outlook, Access, Excel, PowerPoint) sowie moderner Kommunikationstechnik
• einschlägige Berufserfahrung vorzugsweise in einer Hochschule oder einem vergleichbaren Umfeld sind von Vorteil
• Kenntnisse TYPO 3 oder vergleichbare Content-Management-Systeme wünschenswert
• Kenntnisse im Umgang mit einem Gremienmanagementsystem wünschenswert
• hohe Motivation und Eigeninitiative sowie Serviceorientierung
• selbstständige, zuverlässige und strukturierte Arbeitsweise
• Englischkenntnisse von Vorteil
• gute Team- und Kommunikationsfähigkeit, organisatorische Fähigkeiten sowie freundliches und verbindliches Auftreten
• Einsatzbereitschaft

Wir bieten

• einen modernen Arbeitsplatz und attraktive Arbeitsbedingungen mit der Option auf anteilige Mobile Arbeit
• flexible Arbeitszeiten sowie die Vereinbarkeit von Familie und Beruf
• eine zielgerichtete Personalentwicklung in allen Phasen Ihres Berufslebens mit Weiterbildungsmöglichkeiten
• eine betriebliche Altersvorsorge
• ein vergünstigtes Personennahverkehrsticket (z. B. das Deutschlandticket als Jobticket)

Ihre Bewerbungsunterlagen senden Sie bitte mit den üblichen Unterlagen unter Angabe der Kennziffer 106/2024 bis 07. Juni 2024 an: Universität Leipzig, Gesamtpersonalrat, Herrn Imre Bösze, persönlich, Augustusplatz 10, Postfach 371002, 04109 Leipzig. Gern können Sie Ihre Bewerbung in einer PDF-Datei auch per E-Mail senden. Bitte beachten Sie, dass Gefährdungen der Vertraulichkeit und der unbefugte Zugriff Dritter bei einer Kommunikation per unverschlüsselter E-Mail nicht ausgeschlossen werden können.
Ihre Bewerbungsunterlagen werden nicht zurückgesandt, bitte reichen Sie nur Kopien ein. Vorstellungskosten werden nicht übernommen.
Die Universität Leipzig strebt eine Erhöhung des Anteils von Frauen in verantwortlicher Position an und bittet deshalb qualifizierte Frauen ausdrücklich um ihre Bewerbung. Bei gleicher Eignung werden schwerbehinderte Menschen oder nach SGB IX Gleichgestellte bevorzugt eingestellt.
Bewerbungsschluss: 07.06.2024

Kontakt

Imre Bösze

Vorsitzender Gesamtpersonalrat

workNikolaistraße 10
04109 Leipzig

Telefon: work +49 341 97 - 30371
E-Mail Schreiben

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