Inspektoranwärter (m/w/d)

Kennziffer 57/2024
Sekretär (m/w/d)
Die 1409 gegründete Universität Leipzig gehört zu den großen, forschungsstarken und medizinführenden Universitäten in Deutschland. Mit ihren rund 30.000 Studierenden und mehr als 5.000 Beschäftigten in 14 Fakultäten prägt sie das Leben in der pulsierenden und weltoffenen Stadt Leipzig. Die Universität Leipzig bietet ein dynamisches und international geprägtes Arbeitsumfeld sowie attraktive und vielfältige Arbeitsmöglichkeiten in Forschung, Lehre, Transfer, Infrastruktur und Verwaltung.
An der Fakultät für Chemie und Mineraloge, Institut für Anorganische Chemie und Institut für Mineralogie, Kristallographie und Materialwissenschaft ist zum nächstmöglichen Zeitpunkt zwei der oben genannten Stellen zu besetzen.

Stellenmerkmale

• unbefristet
• jeweils 50 % einer Vollbeschäftigung
• vorgesehene Vergütung: Entgeltgruppe 6 TV-L

Aufgaben

• allgemeine Sekretariats- und Verwaltungsaufgaben auch in englischer Sprache, insbesondere: - Postbearbeitung, Terminkoordination, Führung der Wiedervorlage, Korrespondenz, Ablage - Kommunikation über Telefon und E-Mail - Erteilung einfacher Auskünfte, Vermittlung an zuständige Ansprechpartner - Unterstützung der Mitarbeiter:innen bei Verwaltungstätigkeiten - Empfang und Bewirtung von Gästen, Unterstützung und Begleitung ausländischer Mitarbeiter bei Behördengängen im Einstellungsprozess - Raumreservierung - Zuarbeiten zum Forschungsbericht
• Aufgaben mit reisekostenrechtlichem Bezug, Planung und Organisation, reisekostenrechtliche Vorprüfung und Vorbereitung der Abrechnung von Dienstreisen
• Aufgaben mit haushaltsrechtlichem Bezug, insbesondere: - Überwachung und Verwaltung von zugewiesenen Haushaltsmitteln und Drittmitteln - Erledigung von Bestellungen (Portal ELVI), Einholen von Angeboten
• studienbezogene Aufgaben, insbesondere: - organisatorische Vor- und Nachbereitung von Prüfungen - Einpflegen von Prüfungsergebnissen in AlmaWeb
• Vorbereitung personalrelevanter Vorgänge einschließlich Ausfüllen der Einstellungsanträge
• Pflege der Homepage

Voraussetzungen

• abgeschlossene Ausbildung als Kaufmann für Büromanagement/ Bürokommunikation oder mindestens gleichwertige, einschlägige Qualifikation
• Kenntnisse im Haushalts-, Reisekosten- und Personalrecht sowie in der Bewirtschaftung von Haushalts- und Drittmitteln
• sicherer Umgang mit den gängigen MS Office Programmen (Word, Excel, PowerPoint), Kenntnisse Studienmanagementsysteme („AlmaWeb“) von Vorteil
• selbstständige, zuverlässige und strukturierte Arbeitsweise, Serviceorientierung
• gute Kenntnisse der englischen Sprache in Wort und Schrift

Wir bieten

• einen modernen Arbeitsplatz und attraktive Arbeitsbedingungen (Mobile Arbeit)
• flexible Arbeitszeiten sowie die Vereinbarkeit von Familie und Beruf
• eine zielgerichtete Personalentwicklung in allen Phasen Ihres Berufslebens mit Weiterbildungsmöglichkeiten
• eine betriebliche Altersvorsorge
• ein vergünstigtes Personennahverkehrsticket (z. B. das Deutschlandticket als Jobticket)

Ihre Bewerbungsunterlagen senden Sie bitte mit den üblichen Unterlagen unter Angabe der Kennziffer 57/2024 bis 5. April 2024 an: Universität Leipzig, Institut für Anorganische Chemie und Kristallographie, Herrn Prof. Dr. B. Kersting - persönlich - Johannisallee 29, 04103 Leipzig. Gern können Sie Ihre Bewerbung in einer PDF-Datei auch per E-Mail senden. Bitte beachten Sie, dass Gefährdungen der Vertraulichkeit und der unbefugte Zugriff Dritter bei einer Kommunikation per unverschlüsselter E-Mail nicht ausgeschlossen werden können.
Ihre Bewerbungsunterlagen werden nicht zurückgesandt, bitte reichen Sie nur Kopien ein. Vorstellungskosten werden nicht übernommen.
Die Universität Leipzig strebt eine Erhöhung des Anteils von Frauen in verantwortlicher Position an und bittet deshalb qualifizierte Frauen ausdrücklich um ihre Bewerbung. Bei gleicher Eignung werden schwerbehinderte Menschen oder ihnen kraft SGB IX von Gesetzes wegen Gleichgestellte bevorzugt eingestellt.
Hinweise zum Datenschutz
Eine Bewerbung und damit die Zusendung der für eine Bewerbung üblichen Unterlagen erfolgt freiwillig. Ihre in den Bewerbungsunterlagen enthaltenen bzw. ggf. im Bewerbungsgespräch erlangten personenbezogenen Daten werden von der Universität Leipzig - hier der ausschreibenden Dienststelle - ausschließlich zum Zwecke des Auswahlverfahrens für diese hier ausgeschriebene Stelle verarbeitet und, sofern nicht im Einzelfall ausdrücklich eingewilligt wird, nicht an Dritte weitergegeben. Rechtsgrundlage für die Datenverarbeitung ist § 11 Abs. 1 Sächsisches Datenschutzdurchführungsgesetz i. V. m. EU-Datenschutz-Grundverordnung (EU-DSGVO). Verantwortlich für das Bewerbungsverfahren ist der in dieser Ausschreibung angegebene Adressat der Bewerbung.
Ihre personenbezogenen Daten werden für sechs Monate nach Beendigung des Einstellungsvorgangs gespeichert und danach gelöscht bzw. datenschutzgerecht vernichtet. Die Einwilligung kann verweigert oder mit Wirkung auf die Zukunft ohne Angabe von Gründen widerrufen werden. In diesen Fällen ist eine Bearbeitung der Bewerbung durch die Universität Leipzig und damit eine Berücksichtigung im Bewerbungsverfahren nicht oder nicht mehr möglich. Nach der DS-GVO stehen Ihnen gegenüber dem Adressaten der Bewerbung bei Vorliegen der entsprechenden gesetzlichen Voraussetzungen folgende Rechte zu: Auskunftsrecht (Art. 15 DS-GVO), Recht auf Berichtigung unrichtiger personenbezogener Daten (Art. 16 DS-GVO), Recht auf Löschung (Art. 17 DS-GVO), Recht auf Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18 DS-GVO) und Widerspruchsrecht gegen die Verarbeitung (Art. 21 DS-GVO). Bei Fragen können Sie sich an den Datenschutzbeauftragten der Universität Leipzig (dienstansässig: Augustusplatz 10, 04109 Leipzig) wenden. Weiterhin besteht ein Beschwerderecht beim Sächsischen Datenschutzbeauftragten.