Sachbearbeiter Personal und Organisation (m/w/d) (E 9c TVöD) (05/2025) (Remote / Mobil möglich)

Stellenausschreibung

Der Eigenbetrieb für Arbeitsförderung der Stadt Halle (Saale) (EfA) sucht Sie zum nächstmöglichen Zeitpunkt zur Unterstützung des Teams Personal und Qualitätsmanagement. Die Mitarbeiter (m/w/d) des Eigenbetriebes für Arbeitsförderung der Stadt Halle (Saale) sind unsere wertvollste Ressource bei der Erfüllung unserer täglichen Aufgaben. Das Team Personal und Qualitätsmanagement betreut nicht nur Tarifbeschäftigte, sondern auch Bundesfreiwilligendienstleistende sowie Teilnehmer an Arbeitsförderungsmaßnahmen.
Das Team Personal und Qualitätsmanagement sucht Sie zum 1. September 2025 zur Unterstützung des Teams Personal und Qualitätsmanagement als

Sachbearbeiter (m/w/d) Personal und Organisation (E 9c TVöD)

(Bitte geben Sie in der Bewerbung die Referenznummer 05/2025 an)

Ihre Aufgaben

Personalwesen:

• Führen bzw. Koordinieren der Personalauswahlverfahren / des Bewerbungsmanagements
• Fertigung und Veröffentlichung von Stellenausschreibungen
• Bewerbungen auswerten und Vorstellungsgespräche vorbereiten und durchführen
• Prüfung der sachlichen und rechtlichen Voraussetzungen für die Eingruppierung und Stufenzuordnung nach TVöD VKA
• Prüfung der sachlichen und rechtlichen Voraussetzungen bei befristeten Verträgen nach dem Teilzeit- und Befristungsgesetz (TzBfG)
• Vorbereitung der Vertragsabschlüsse, Durchführen der Einstellungsformalitäten (z. B. Belehrungen)
• Bearbeiten von Angelegenheiten der Mitarbeitenden im Tarif- und Arbeitsrecht
• Begleitung und Betreuung von Teilnehmenden in Fördermaßnahmen sowie personalrechtliche Vorbereitung von Unterlagen zur Maßnahmedurchführung
• Prüfen, Vorbereiten und Durchführen von arbeitsrechtlichen Maßnahmen
• Bearbeiten und Koordinieren der Fort- und Weiterbildung des Eigenbetriebes für Arbeitsförderung der Stadt Halle (Saale)
• Bearbeiten von Bestellungen, Pflichtenübertragung usw. im Rahmen des Arbeits- und Gesundheitsschutzes, Durchführen des BEM
• Erstellen von Zwischen- oder Arbeitszeugnissen
• Bearbeiten von Beendigungen von Vertragsverhältnissen

Bundesfreiwilligendienst:

• Sachbearbeitung für alle Angelegenheiten des Bundesfreiwilligendienstes
• Unterstützung der Einsatzstelle bei der Beantragung zur Anerkennung als Einsatzstelle beim Bundesamt für Familie und zivilgesellschaftliche Aufgaben (BAFzA)
• Beratung und Betreuung der Einsatzstellen und Freiwilligen
• Aktualisierung der Dokumente, Administration und Pflege der Datenbank
• Teilnahme an Messen, Netzwerkarbeit

Haushaltsangelegenheiten:

• eingehende Rechnungen prüfen
• Zuarbeiten zu Vergaben z. B. Trägerzertifizierung
• Haushaltsplanung für den Personalteilbereich BFD
• Zusammenstellung der planbaren Personalmaßnahmen
• Zuarbeiten für den Jahresabschluss und den Wirtschaftsplan
• Personalkostenplanung BFD
• Schlussrechnungen BFD

Organisation:

• Erarbeiten von Stellenbedarfen und Ableiten entsprechender Stellenprofile
• Durchführen von Stellenbewertungen
• Erarbeitung und Mitwirkung von Maßnahmen der Organisationsentwicklung
• Führen des Organisationsmanagement SAP
• Erstellung und Aktualisierung von Dienstvereinbarungen sowie Dienstanweisungen
• Dokumentenmanagement
• Mitwirkung bei der Ablauf- und Aufbauorganisation
• Mitwirkung bei der Erstellung des Stellenplanes
• Vorbereiten, Bearbeiten und Durchführen von Beschlussvorlagen (SESSION)
• Postbearbeitung sowie bearbeiten von Posteingängen und -ausgängen (elektronisches Postbuch)

Qualitätsmanagement:

• Koordination der Erarbeitung, Aktualisierung und Weiterentwicklung der QM-Dokumentation
• Dokumentenmanagement
• Unterstützung geben bei der Sicherstellung der Fortschreibung des Qualitätsmanagementsystems entsprechend neuer Anforderungen der Verordnung über die Voraussetzungen und das Verfahren zur Akkreditierung von fachkundigen Stellen und zur Zulassung von Trägern und Maßnahmen der Arbeitsförderung nach dem Dritten Buch Sozialgesetzbuch (Akkreditierungs- und Zulassungsverordnung Arbeitsförderung - AZAV)
• Unterbreiten von Vorschlägen zur Einbindung interner und externer zukunftsträchtiger Strategien und Bedarfe
• Koordination der Auswertung der Qualitätsziele
• Umsetzung der internen Kommunikation
• Evaluationen in Bezug auf die durchgeführten Projekte
• Internes und externes Audit vorbereiten und Unterstützung bei der Durchführung
• Überwachung der system- und produktbezogenen Korrektur- und Vorbeugemaßnahmen
• Durchführung der administrativen Aufgaben im Rahmen der Maßnahmezulassung

Unsere Anforderungen

Erforderlich sind:

• ein erfolgreich abgeschlossenes Fachhochschul- oder Hochschulstudium auf mindestens Bachelorniveau in den Bereichen Verwaltungswissenschaften, Personalmanagement oder ein abgeschlossener Beschäftigtenlehrgang II oder ein Abschluss als Verwaltungsbetriebswirt bzw. Betriebswirt (VWA) (m/w/d) oder eine abgeschlossene kaufmännische Berufsausbildung mit abgeschlossener Fortbildung zum Fachkaufmann/-frau Personal und mehrjähriger Berufserfahrung im ausgeschriebenen Aufgabengebiet der öffentlichen Verwaltung
• Erfahrungen beim Erarbeiten von Stellenbedarfen und Ableiten entsprechender Stellenprofile sowie Durchführen von Stellenbewertungen

Erwünscht sind:

• Kenntnisse im Arbeits-, Tarif-, und Personalvertretungsrecht
• Beratungskompetenz und Durchsetzungsvermögen
• Team- und Konfliktfähigkeit
• verbindliches und sachliches Auftreten

Wir bieten Ihnen

• eine unbefristete Beschäftigung in Vollzeit mit 39 Wochenstunden in der Entgeltgruppe 9c TVöD (ab 3.901,48 € bis 5.377,14 € brutto).
• 30 Tage Erholungsurlaub im Kalenderjahr
• umfangreiche Zusatzleistungen, u. a. jährliche Sonderzahlung und Leistungsentgelt, betriebliche Altersvorsorge
• attraktive individuelle Qualifizierungsangebote
• Familienfreundlichkeit (z. B. Gleitzeit und mobiles Arbeiten)
• Mitarbeiterrabatte bei verschiedenen Onlineshops

Wir freuen uns auf Ihre Bewerbung. Bitte senden Sie uns Ihre vollständigen und aussagefähigen Bewerbungsunterlagen bis zum 03.08.2025 an:
EfA-personal@halle.de
oder an:

Eigenbetrieb für Arbeitsförderung, Team Personal
Hibiskusweg 15
06122 Halle (Saale)

Schwerbehinderte und ihnen gleichgestellte behinderte Menschen werden bei gleicher fachlicher und persönlicher Eignung bevorzugt berücksichtigt.
Mit der Übersendung der Bewerbungsunterlagen stimmen Sie der Erhebung und Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten im Zusammenhang mit diesem Personalauswahlverfahren zu. Einzelheiten entnehmen Sie bitte dem datenschutzrechtlichen Informationsblatt auf der Homepage der Stadt Halle (Saale).
Vorstellungskosten können von dem Eigenbetrieb für Arbeitsförderung der Stadt Halle (Saale) leider nicht erstattet werden.
Stadt Halle (Saale)
Eigenbetrieb für Arbeitsförderung
Ullrike Arnswald
Betriebsleiterin