Mitarbeiter im Bereich Veranstaltungsmanagement (m/w/d) (10141) ICCAS
in Vollzeit/Teilzeit möglich, befristet (bis 31.12.2026, mit Möglichkeit der Verlängerung, Projektbefristung, Drittmittel)
TV-L EG 10
Eintrittstermin: zum nächstmöglichen Zeitpunkt
Das Innovationszentrum für Computer-assistierte Chirurgie (ICCAS) wurde 2005 ins Leben gerufen. Es gehört zu den interdisziplinären Forschungsinstituten der Universität Leipzig/ Medizinische Fakultät. Hier optimieren, entwickeln und integrieren Ingenieure und Informatiker in enger Zusammenarbeit mit Medizinern neue Assistenzsysteme für den chirurgischen Bereich.
Über uns - die Medizinische Fakultät
Die Medizinische Fakultät der Universität Leipzig gehört mit ihrer über 600jährigen Tradition zu den größten Forschungseinrichtungen der Region Leipzig. Mit über 1.300 Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern ist sie die größte von insgesamt 14 Fakultäten der Universität Leipzig und dient als Ausbildungsstätte für ca. 3.600 Studierende der Human- und Zahnmedizin sowie der Pharmazie und Hebammenkunde.
Die Aufgaben
Die Geschäftsstelle des ICCAS sucht ab nächstmöglichen Zeitpunkt eine:n erfahrene:n Mitarbeiter:in für das Projektmanagement des Instituts in Vertretung.
Aufgaben
1. Planung & Organisation
- Konzeption, Planung und Koordination von Gästebesuchen und wissenschaftlichen Veranstaltungen (Workshops, Symposien, Tagungen, interne Events)
- Organisation der Institutsbeteiligung an nationalen und internationalen Messen: Abstimmung mit Messegesellschaften, Kooperationspartnern und Dienstleistern; Planung von Reise- und Logistikprozessen; Betreuung des Messeauftritts vor Ort.
- Erstellung von Ablaufplänen, Zeit- und Ressourcenplänen sowie Koordination von Räumen, Catering, technischer Ausstattung und Dienstleistern.
- Unterstützung bei der Budgetplanung, Rechnungsbearbeitung und Abrechnung im Rahmen der Veranstaltungs- und Messeorganisation.
2. Kommunikation & Abstimmung
- Ansprechpartner:in für Referent:innen, Gäste, Teilnehmende und Kooperationspartner.
- Koordination der Zusammenarbeit mit internen Abteilungen sowie externen Dienstleistern.
- Pflege von Teilnehmerlisten und Verwaltung von Anmeldungen.
3. Öffentlichkeitsarbeit & Veranstaltungsmarketing
- Erstellung von Einladungen, Programmen, Informationsmaterialien und Online-Ankündigungen.
- Pflege von Webinhalten im Kontext von Veranstaltungen
- Begleitung von Veranstaltungen und Messeauftritten durch Bild- und Tonaufnahmen (Foto, Video) sowie Aufbereitung des Materials für die visuelle Öffentlichkeitsarbeit und Vermarktung.
- Erstellung von Namensschildern, Tagungsunterlagen und Informationsbroschüren.
4. Durchführung & Betreuung vor Ort
- Organisation und Betreuung von Präsenzveranstaltungen am Veranstaltungstag (Registrierung, Ablaufsteuerung, Betreuung von Gästen).
- Sicherstellung des reibungslosen Ablaufs während der Veranstaltungen.
- Unterstützung bei hybriden und digitalen Veranstaltungsformaten (Videokonferenztools, Streaming).
5. Nachbereitung
- Abrechnung und Belegbearbeitung.
- Erstellung von Dokumentationen, Protokollen und Feedbackauswertungen.
- Pflege von Datenbanken sowie Nachbereitung von Kontakten.
Ihr Profil
Die Eingruppierung erfolgt je nach persönlichen Voraussetzungen bis zur Entgeltgruppe 10 gemäß TVL.
- abgeschlossene Berufsausbildung im kaufmännischen Bereich, im Veranstaltungs-/Eventmanagement oder ein einschlägiges Studium (z. B. Eventmanagement, Kultur-/Kommunikationswissenschaften, Betriebswirtschaft oder vergleichbar).
- mehrjährige praktische Erfahrung in der Organisation und Durchführung von Veranstaltungen, idealerweise im Hochschul- oder Forschungsumfeld.
- sehr gute Deutschkenntnisse sowie gute Englischkenntnisse in Wort und Schrift.
- sicherer Umgang mit gängigen Office-Anwendungen (Word, Excel, PowerPoint); Bereitschaft, sich in Veranstaltungs- und Datenbanksoftware einzuarbeiten.
- Grundkenntnisse in Budgetverwaltung, Rechnungsbearbeitung und Abrechnungsprozessen.
- Organisationsgeschick, selbstständige Arbeitsweise, hohe Serviceorientierung und Kommunikationsstärke.
- Flexibilität und Belastbarkeit.
- Erfahrung mit hybriden/digitalen Veranstaltungsformaten.
- erste Erfahrungen im Projekt- oder Qualitätsmanagement.
- Erfahrung in Foto- und Videografie (z. B. Dokumentation von Veranstaltungen) sowie Grundkenntnisse in gängigen Bearbeitungstools zur Aufbereitung von Bild- und Tonmaterial.
So bewerben Sie sich
Alle Bewerbungen sind unter Angabe der Ausschreibungsnummer bis spätestens 10.11.2025 schriftlich einzureichen und an das Referat Personal der Medizinischen Fakultät der Universität Leipzig, Liebigstraße 27, Haus E, 04103 Leipzig, zu richten. Wir bitten darum, keine Bewerbungsmappen zu verwenden, sondern ausschließlich Kopien einzureichen, da Ihre Unterlagen nach Abschluss des Bewerbungsverfahrens datenschutzgerecht vernichtet werden.
Mit der Übersendung Ihrer Bewerbungsunterlagen willigen Sie in die Verarbeitung der darin enthaltenen Daten zum Zwecke des Auswahlverfahrens für die vorliegende ausgeschriebene Stelle ein. Ihre Einwilligung kann von Ihnen jederzeit widerrufen werden. Die Verarbeitung erfolgt ausschließlich für dieses Auswahlverfahren und wird auf Grundlage von Art. 6 DSGVO (Datenschutzgrundverordnung) vorgenommen. Dies schließt die Weitergabe an die Mitglieder der Auswahlkommission, die Personalverwaltung, die/den Gleichstellungsbeauftragte(n), die Schwerbehindertenvertretung und den Personalrat im Rahmen ihrer organisatorischen bzw. gesetzlichen Zuständigkeit ein. Ihre Daten werden bis längstens 6 Monate nach Abschluss des Auswahlverfahrens gespeichert und anschließend gelöscht.
Nach der DSGVO steht Ihnen ein Recht auf Auskunft seitens des Adressaten der Bewerbung über Ihre personenbezogenen Daten, auf Berichtigung, Löschung oder Einschränkung der Verarbeitung sowie ein Widerspruchsrecht gegen die Verarbeitung zu.
Bei Fragen können Sie sich an den Datenschutzbeauftragten der Medizinischen Fakultät wenden (dsbmf@medizin.uni-leipzig.de).
Ihr Ansprechpartner
Auskünfte zum Bewerbungsverfahren erteilen Frederik Krabbes und Christoph Zeumer unter 0341/ 97-12045 und 0341/97-12023 bzw. bewerbung@iccas.de.
Schwerbehinderte Bewerber:innen werden bei gleicher Eignung bevorzugt berücksichtigt. Bitte fügen Sie Ihrer Bewerbung entsprechende Nachweise bei.
