Chefsekretärin (m/w/d)

Chefsekretärin (m/w/d)

STELLENÜBERSICHT
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Sofort
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Jena
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Teilzeit
timer
Befristung*
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Vergütung nach TV-L E6
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Klinik für Neuropädiatrie
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Management / Verwaltung
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35 Wochenstunden
STELLENBESCHREIBUNG

Das sind Ihre Aufgaben

• Eigenständige Organisation und Führung des Chefarztsekretariats
• Terminplanung und -koordination (Sprechstunden, Besprechungen, externe Termine der Klinikleitung)
• Korrespondenz in deutscher und englischer Sprache
• selbstständiges Verfassen von Briefen, E-Mails und internen Mitteilungen
• Korrektur von Arztbriefen, Gutachten und Befunden
• Vor- und Nachbereitung von Besprechungen, Konferenzen und Fortbildungsveranstaltungen (inkl. Protokollführung)
• Reiseplanung und -abrechnung für die Klinikleitung
• Unterstützung bei der Personalplanung und -verwaltung im ärztlichen Bereich
• Verwaltung und Pflege von Patientenakten sowie Unterstützung bei administrativen Abläufen (z. B. Abrechnung, Dokumentation)
• Schnittstellenfunktion zwischen Chefarzt/Klinikleitung, Pflegepersonal, Verwaltung und anderen Abteilungen

Darauf kommt es uns an:

• Abgeschlossene kaufmännische oder medizinische Ausbildung (z. B. Kauffrau/-mann für Büromanagement, MFA, Arztsekretär*in)
• Berufserfahrung im Sekretariats- oder Klinikbereich von Vorteil
• Sicherer Umgang mit MS Office und Krankenhausinformationssystemen (z. B. SAP)
• Kenntnisse der medizinischen Terminologie
• Organisationstalent, Diskretion und ausgeprägte Kommunikationsfähigkeit
• Belastbarkeit und selbstständige, strukturierte Arbeitsweise

Wir bieten noch mehr:

• Teamvielfalt mit gemeinsamer Haltung: Zusammenarbeit mit unterschiedlichsten Berufsgruppen und Charakteren - vereint durch Verantwortungsbewusstsein, Pragmatismus und ein großes Herz für den öffentlichen Auftrag des UKJ.
• Begegnung & Austausch im Alltag: Mehrere Cafeterien als soziale Treffpunkte für kurze Pausen, Austausch über Berufsgrenzen hinweg und kleine Auszeiten im Arbeitsalltag.
• Stabilität mit Sinn: Öffentlicher Arbeitgeber mit langfristiger Perspektive, klaren Strukturen und dem guten Gefühl, Teil von etwas gesellschaftlich Relevantem zu sein.
• Gesundheit & Wohlbefinden: Betriebliches Gesundheitsmanagement, Präventions- und Sportangebote sowie regelmäßige Team Events
• Die Eingruppierung erfolgt nach TV-L in der Entgeltgruppe E6 bei Erfüllung der persönlichen und tarifrechtlichen Voraussetzungen.

Kennziffer: 219/2026

• Befristet für einen Zeitraum von 2 Jahren mit Option auf Verlängerung, eine Entfristung wird angestrebt.

Unabhängig von Herkunft, Alter, Geschlecht oder Behinderung - bei uns am Universitätsklinikum Jena sind Sie willkommen.
Darauf können Sie zählen:
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zukunftssicherer Arbeitsplatz
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kostenlose Fortbildungen
info inklusive Freistellung
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Betriebliche Altersvorsorge
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Vermögenswirksame Leistungen
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30 Urlaubstage
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Gesundheitsangebote
info kostenlose Präventionskurse, Gesundheitssprechstunde, Stressmanagement, psychologische Mitarbeiterberatungen
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Sportprogramme
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Produktvergünstigungen
info exklusive Mitarbeiterrabatte bei namhaften Marken
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Familienbüro
info flexible Arbeitszeitmodelle, Kinderbetreuung, etc.
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betrieblich unterstützte Kita
info von 06-20 Uhr
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Hilfe bei der Wohnungssuche
restaurant
Kantine
cake
Unternehmensevents

Ihre Ansprechpartnerin

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Anke Fritzsche
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Personalbetreuung
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Personalmanagement
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03641 9-320631