Büroassistenz/Verwaltungsassistenz (m/w/d) – Schriftverkehr, Organisation & Akten (35-40 Std./Woche)

Über uns

Wir sind ein Büro in Magdeburg und übernehmen **Nachlasspflegschaften **für umliegende Amtsgerichte. Wir bearbeiten zahlreiche Nachlassangelegenheiten, führen dabei die Korrespondenz mit Gerichten, Behörden, Banken und weiteren Beteiligten - und stehen dabei auch mit Erben und Angehörigen in Kontakt. Struktur, Sorgfalt und Vertraulichkeit sind für uns zentral.
Wir suchen
Ab sofort und unbefristet eine Büroassistenz / Verwaltungsassistenz (m/w/d) mit 35-40 Std./Woche.
Sie arbeiten vor Ort im Büro in Magdeburg in einem klar strukturierten Umfeld mit Akten und sensiblen Unterlagen - mit kurzen Abstimmungswegen und direkter Zusammenarbeit im Team.

Ihre Aufgaben

• Posteingang und Postausgang: sichten, sortieren, verakten, weiterleiten; Serienversand nach Vorlage
• Schriftverkehr: Standardschreiben, E-Mails, Rückfragen beantworten
• Telefondienst
• Aktenführung und Fristen: Wiedervorlagen, Rückmeldungen, Urkundenanträge und Auszahlungen im Blick behalten
• Terminabstimmung und Organisation interner Abläufe
• Zuarbeit für die Buchhaltung (Belege sortieren und vorbereiten)
• Materialbeschaffung im Büroalltag: Verbrauchsmaterial nachbestellen (z. B. Papier, Umschläge, Porto), Lagerbestände im Blick behalten
• Nach Einarbeitung: Unterstützung bei Recherchen/Anfragen (z. B. Urkunden/Archive/Behörden) - Schritt für Schritt und mit Anleitung

Das bringen Sie mit

• Sehr gute Deutschkenntnisse in Wort und Schrift, sicherer Stil in E-Mails und Schreiben
• Erfahrung in Büro/Verwaltung/Assistenz/Sachbearbeitung ist uns wichtig
• Strukturierte, zuverlässige Arbeitsweise und ein gutes Auge für Details
• Diskretion und Verantwortungsbewusstsein (Umgang mit vertraulichen Informationen)
• Sicherer Umgang mit MS Office und digitaler Dokumentenablage
• Freundliches, professionelles Auftreten am Telefon

Wir bieten

• Gründliche Einarbeitung und klar strukturierte Abläufe
• Langfristige Perspektive in einem stabilen, sehr praxisnahen Arbeitsumfeld
• Fortbildungen nach Bedarf und in Abstimmung möglich (z. B. über Berufsverbände)

Interesse?
Dann freuen wir uns auf Ihre Bewerbung mit Lebenslauf und kurzem Anschreiben (gern auch per E-Mail).
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