Assistenz in der Verwaltung (m/w/d)

Assistenz in der Verwaltung (m/w/d)

Teilzeit
30 h
Jena
1. August 2026
TVöD VKA EG6

Deine Aufgaben

• Du sorgst dafür, dass sich alle Besuchenden der Geschäftstelle willkommen fühlen und strahlst als erster Kontakt des Unternehmens Herzlichkeit und Offenheit aus.
• Dein Job ist die freundlich-kompetente Abwicklung der Geschäftskorrespondenz sowie die Aufnahme und Weiterleitung von Anfragen an die richtigen Ansprechpartner.
• Die Arbeitsabläufe in unserer Geschäftsstelle organisierst Du eigenverantwortlich und sorgst für eine bedarfsgerechte sowie vorausschauende Beschaffung von Materialien und Bürobedarf.
• Du unterstützt die Verwaltung bei vielfältigen organisatorischen und administrativen Aufgaben, arbeitest dabei eng mit Kolleginnen und Kollegen aus unterschiedlichen Bereichen zusammen und bringst eigene Ideen zur Weiterentwicklung unserer Verwaltungsprozesse ein.
• Du koordinierst Termine, bereitest Besprechungen vor und nach und sorgst für eine strukturierte Dokumentation relevanter Informationen, indem Du Stammdaten, Ablagesystemen und Verwaltungsunterlagen effizient verwaltest.
• Du bist aktiv bei der Organisation und Durchführung von internen Veranstaltungen und begleitest Werbemaßnahmen.
• Bei der Umsetzung unternehmensweiter Themen wie Datenschutz, Arbeitsschutz und Gesundheitsmanagement bist Du helfend beteiligt.

Was wir erwarten

• Du bringst eine abgeschlossene kaufmännische Berufsausbildung oder einen gleichwertigen Abschluss mit, hast bereits mehrjährige relevante Berufserfahrung und Lust darauf, die genannten Themen bei uns langfristig zu übernehmen.
• Du bist ein absoluter Sonnenschein, der immer immer offen und herzlich auf Menschen zugeht und zeichnest Dich durch eine hohe Teamfähigkeit aus.
• Du verfügst über sehr gute Kommunikationsfähigkeit in Deutsch und bist sehr sicher im Umgang mit den Microsoft-Office-/Google-Workspace-Anwendungen sowie in der E-Mail und Kalenderorganisation.
• Du arbeitest strukturiert und sorgfältig und organisierst Termine und Aufgaben selbstständig und priorisiert.
• Du bist ein konstruktiver Gesprächspartner, gestaltest den Arbeitsalltag gern aktiv mit und reflektierst Dein Verhalten, um als Mensch weiterzuwachsen.

Was wir bieten

• Ein kollegiales, aufgeschlossenes Team mit Herz und Haltung
• Umfangreiche Einarbeitung
• Mitarbeit in einem lebendigen Unternehmen mit vielfältigen Entwicklungsmöglichkeiten durch Fort- und Weiterbildung
• Betriebsinterne kollegiale Fallberatung/Supervision/Coaching
• Jahressonderzahlung und vermögenswirksame Leistungen (VWL)
• Betriebliche Altersvorsorge und betriebliche Krankenversicherung mit Jahresbudget
• Jobbike-Leasing für Deinen Arbeitsweg oder die Freizeit
• … und vieles mehr!