In der Thüringer Staatskanzlei ist zum nächstmöglichen Zeitpunkt eine Stelle als
2. Assistent/in bzw. Sekretär/in (m/w/d) im Büro des Thüringer Ministerpräsidenten
zu besetzen.
Als zweite Sekretärin des Ministerpräsidenten übernehmen Sie eine zentrale Rolle in den täglichen Abläufen der Thüringer Staatskanzlei.
Das Aufgabengebiet umfasst im Einzelnen:
- allgemeine Vorzimmertätigkeiten / -management
- Planung von internen und externen Terminen; auch unter Einrichtung von Telefon- und Videokonferenzen
- Koordinierung von Gremienterminen in Mandatsangelegenheiten
- Organisation von Beratungen und Dienstreisen
- Koordinierung der Einsatzplanung des persönlichen Fahrers
- Zusammenstellung und Aufbereitung von Terminvorbereitungen und Beratungsunterlagen für den Ministerpräsidenten
- Sichtung, Zuordnung und Verteilung der Postein- und Postausgänge (inkl. des Emailpostfachs) unter Nutzung des Dokumentenmanage-mentsystems ThüringenVIS
- Überwachung von Fristsachen und Wiedervorlagen
- Entgegennahme und Weiterleitung von Telefongesprächen und Informationen für die Hausleitung
- Entgegennahme von Anliegen von Bürgern, Unternehmen und Behörden
- Schriftguterstellung und Schriftgutverwaltung
- Erledigung von Schreibarbeiten für den Ministerpräsidenten u.a. Ge-burtstagsschreiben und Weihnachtskarten inkl. Zusammenhangsar-beiten
- Recherchen für den Ministerpräsidenten sowie Adressverwaltung
Von den Bewerbern/innen werden erwartet:
- abgeschlossene Berufsausbildung als Fachangestellte/r für Bürokommunikation, Facharbeiter/in für Schreibtechnik, Bürokauffrau/-mann bzw. ein artverwandter Berufsabschluss
- professioneller Umgang mit vertraulichen Informationen
- hervorragende Kommunikationsfähigkeit sowie gute Umgangsformen und eine gute mündliche Ausdrucksfähigkeit
- sicherer Umgang mit modernen Kommunikationsmitteln, mobilen Endgeräten und gängiger Standardsoftware (z.B. Microsoft Office) sowie mit Videokonferenztechnik
- mehrjährige Berufserfahrung im Sekretariat oder im Hausleitungsbereich bzw. in der Assistenz einer Geschäftsleitung sowie Kenntnisse eines Dokumentenmanagementsystems
Darüber hinaus sind wünschenswert:
- selbständiges Arbeiten, Organisationsstärke, Zuverlässigkeit und Sorgfalt
- Gewissenhaftigkeit, Verschwiegenheit, Zuverlässigkeit und Belastbarkeit
- Teamfähigkeit und Flexibilität
- souveränes und vertrauenswürdiges Auftreten
- Bereitschaft, bei hohem Arbeitsaufkommen auch über die normale Arbeitszeit hinaus Dienst zu leisten
- Kenntnis des Dokumentenmanagementsystems ThüringenVIS von Vorteil
Die geforderten Qualifikationen sind anhand von Zeugnissen oder Unterlagen nachzuweisen. Für Bewerber/innen, die bereits im öffentlichen Dienst tätig sind, wird um Übersendung einer Einverständniserklärung zur Einsichtnahme in die Personalakte mit Angabe der personalaktenführenden Stelle gebeten.
Für Tarifbeschäftigte richten sich das Entgelt und die Eingruppierung nach den tarifrechtlichen Bestimmungen des Tarifvertrages für den öffentlichen Dienst der Länder (TV-L). Die Eingruppierung erfolgt bei Erfüllung der tarifrechtlichen sowie fachlichen und persönlichen Voraussetzungen nach Entgeltgruppe E 5 TV-L. Für die Dauer der Tätigkeit als Assistentin des Ministerpräsidenten wird übertariflich eine widerrufliche Zulage gemäß dem Erlass über die Außer-tarifliche Bezahlung der Beschäftigten im Vorzimmerdienst vom 1. Januar 2021 gezahlt.
Was wir Ihnen bieten
Die Thüringer Staatskanzlei versteht sich als familienfreundliche oberste Landesbehörde und fördert die Vereinbarkeit von Familie und Beruf.
Darüber hinaus ist uns die Gleichstellung aller Beschäftigten wichtig. Daher freuen wir uns über Bewerbungen von Menschen unabhängig von kultureller und sozialer Herkunft sowie Alter, Religion, Weltanschauung, Behinderung oder sexueller Identität.
Zudem erhalten Sie bei uns die Möglichkeit, Ihre persönlichen Kompetenzen weiterzuentwickeln, indem Sie unsere internen Angebote, aber auch externe Angebote zur Fort- und Weiterbildung nutzen und so Entwicklungsmöglichkeiten für sich eröffnen können.
Hinweise zum Verfahren:
Die Stellenausschreibung richtet sich in gleicher Weise an männliche und weibliche Bewerbende. Männer sind im ausgeschriebenen Bereich innerhalb der Thüringer Staatskanzlei unterrepräsentiert und werden daher gemäß § 6 Abs. 1 Thüringer Gleichstellungsgesetz ausdrücklich aufgefordert, sich zu be-werben. Schwerbehinderte Bewerber/-innen werden bei gleicher Eignung ent-sprechend den gesetzlichen Bestimmungen bevorzugt berücksichtigt. Bitte weisen Sie uns in Ihrer Bewerbung auf eine eventuelle Schwerbehinderung hin und fügen Sie entsprechende Nachweise bei.
Bitte reichen Sie keine schriftlichen Bewerbungen oder Bewerbungen per E-Mail ein, sondern nutzen Sie ausschließlich die Online-Bewerbungsfunktion im entsprechenden Stellenangebot auf dem Karriere- und Bewerbungsportal des Freistaats Thüringen:
("JETZT BEWERBEN"-Button auf der rechten Seite)
Die Bewerbungsfrist endet am 13. Oktober 2025.
Wir freuen uns auf Ihre Bewerbung
Datenschutzhinweise:
Ihre Bewerbungsdaten werden durch die Thüringer Staatskanzlei im Einklang mit der EU-Datenschutz-Grundverordnung (EU-DSGVO) und dem Thüringer Datenschutzgesetz verarbeitet. Informationen zum Umgang mit den Daten in der Thüringer Staatskanzlei und zu den Rechten nach der EU-DSGVO finden Sie im Internet auf der Seite www.staatskanzlei-thueringen.de/datenschutz-hinweise. Mit der Übersendung Ihrer Bewerbungsunterlagen bestätigen Sie, dass Ihnen die Datenschutzinformationen nach Art. 13, 14 und 21 EU-DSGVO online zur Verfügung gestellt wurden. Nach dem Abschluss des Ausschreibungsverfahrens werden die Daten nicht berücksichtigter Bewerber/innen datenschutzkonform vernichtet.
