Sekretär/in

Wer sind wir?
Die Ressourcen sind begrenzt und die globale Situation verlangt ein effizientes und umweltverträgliches Wirtschaften. In diesem Kontext bietet die KNOTEN WEIMAR Internationale Transferstelle Umwelttechnologien GmbH seit 1999 ihre Fachkompetenz und Expertise im Rahmen von Technologietransfer, Beratungsleistungen, Studien- und Gutachtenerstellung sowie Fortbildungskurse und Fachexkursionen aus den Bereichen der Umwelttechnologien und Infrastrukturentwicklung in der Ver- und Entsorgung an.
Wir suchen zum nächstmöglichen Zeitpunkt eine/n Mitarbeiter/in für das Sekretariat.

Das sind Ihre Aufgaben

• Büroorganisation - Büromanagement: Ablage, Terminieren, Warenbestellung, Postbearbeitung, Schriftsätze vorbereiten, Protokollieren, etc.
• Erfassung und Bearbeitung von Post-, Schrift-, E-Mailverkehr und Dienstreisen
• Abwicklung des projektbezogenen Schriftverkehrs nach Abstimmung
• Entwerfen von Schreiben/E-Mails nach skizzierter Vorgabe
• Führen elektronischer Datei- und Ablagesysteme
• Archivieren von Teilnehmerbezogenen Unterlagen/Daten
• Unterstützung organisatorischer Aufgaben/Veranstaltungen
• Termin- und Raumkoordination
• Organisation von Fachexkursionen
• Vorbereitende Arbeiten für Erfassung der Teilnehmer/innen in Datenbanken

Bei Interesse und Eignung ist auch eine Erweiterung des Aufgabenspektrum auf Projektassistenz oder Assistenz der Geschäftsführung möglich.

Das ist uns wichtig / diese Voraussetzungen bringen Sie mit:

• Berufserfahrung im kaufmännischen Bereich; ein kaufmännischer Berufsabschluss ist nicht zwingend notwendig
• Kenntnisse der gängigen Bürosoftware (Microsoft Office)
• Grundkenntnisse aus dem Rechnungswesen

Das bieten wir Ihnen

• individuelle Wochenarbeitszeit zwischen 20 bis 30 Stunden zur Vereinbarung von Familie und Beruf bzw. Work-Life-Balance (bei einer Erweiterung des Aufgabenspektrums auf Projektassistenz oder Assistenz der Geschäftsführung ist auch Vollzeit möglich)
• flexible Arbeitszeiten außerhalb der Kernarbeitszeit
• befristet Einstellung für die Dauer der Projektlaufzeit, zunächst bis 31.12.2025

Haben Sie Lust auf was Neues? Dann freuen wir uns auf Ihre Bewerbung und ein Kennenlernen.