Sachbearbeiter/in (m/w/d)

In der Thüringer Staatskanzlei ist zum nächstmöglichen Zeitpunkt eine Stelle als Bürosachbearbeiter/in (m/w/d) im Referat 13 „Innerer Dienst; Gebäude- und Liegenschaftsmanagement“ zu besetzen.
Das Aufgabengebiet umfasst im Einzelnen:

• Rechnungskontrolle und -bearbeitung
• Prüfung von Eingangsrechnungen
• Belegerfassung im Buchungssystem HAMASYS
• Dokumentation und Überwachung von (wiederkehrenden) Zahlungen sowie der Bewirtschaftungskosten im Bereich der Gebäudeverwaltung
• Beschaffungen / Direktvergaben für Büro- und Verbrauchmaterialien sowie Dienstleistungen im Bereich der Gebäudeverwaltung
• Einholen von Angeboten / Preisvergleiche
• Auslösen von Aufträgen und Bestellungen
• Überwachung, Dokumentation, Bestandsaufnahme des Büromateriallagers
• Allgemeine Büro- und Verwaltungsarbeiten
• Bearbeitung und Verteilung von Postein- und Ausgängen (digitale Erfassung und Zuordnung im Dokumentenmanagementsystems ThüringenVIS)
• Allgemeine Korrespondenz
• Aktenführung und Dokumentenmanagement
• Erstellen von Zutrittsausweisen, Visitenkarten, Beschilderungen
• Vertretung im Vorzimmer des Zentralabteilungsleiters

Von den Bewerbern/innen werden erwartet:

• Laufbahnbefähigung für den mittleren nichttechnischen Verwaltungsdienst oder vergleichbare Fachrichtung oder
• abgeschlossene Berufsausbildung als Verwaltungsfachangestellte/r, Bürokaufmann/-frau, Fachangestellte/r für Bürokommunikation bzw. ein artverwandter Berufsabschluss

Darüber hinaus sind wünschenswert:

• selbständiges Arbeiten, Organisationsstärke, Zuverlässigkeit und Sorgfalt
• Gewissenhaftigkeit, Verschwiegenheit, Zuverlässigkeit und Belastbarkeit
• hervorragende Kommunikationsfähigkeit sowie gute Umgangsformen und eine gute mündliche Ausdrucksfähigkeit
• sicherer Umgang mit modernen Kommunikationsmitteln, mobilen Endgeräten und gängiger Standardsoftware (z.B. Microsoft Office) sowie mit Videokonferenztechnik
• sehr gute schreibtechnische Fertigkeiten, auch in der E-Mail-Kommunikationsfähigkeit
• Teamfähigkeit und Flexibilität
• souveränes und vertrauenswürdiges Auftreten
• Bereitschaft, bei hohem Arbeitsaufkommen auch über die normale Arbeitszeit hinaus Dienst zu leisten
• Kenntnis des Dokumentenmanagementsystems ThüringenVIS von Vorteil