Office Manager:in (m/w/d)
Standort: Jena - Start: Februar 2026
Wer wir sind
Wir sind ein kreatives, interdisziplinäres Team aus Designer:innen, Entwickler:innen, Forscher:innen und Möglichmacher:innen. Unser Herz schlägt für Produkte, die Leben besser machen - in der Lifesciences- und Medizintechnikbranche.
Was uns ausmacht? Neugier, Teamspirit, ein guter Kaffee - und das echte Miteinander. Wir denken nutzerzentriert, arbeiten leidenschaftlich und gestalten mit Haltung.
Damit sich alle voll auf ihre Projekte konzentrieren können, suchen wir dich:
Die gute Seele des Hauses.
Jemand, der*die mitdenkt, organisiert, Menschen freundlich empfängt - und dafür sorgt, dass im Hintergrund alles läuft, was vorn niemand merkt.
Was du bei uns machst:
Du bringst Struktur in unseren kreativen Alltag, behältst den Überblick und sorgst dafür, dass alles läuft, was andere als selbstverständlich wahrnehmen. Deine Aufgaben lassen sich in drei Bereiche gliedern:
Alltag & Büroorganisation
- Erste Anlaufstelle für organisatorische Anliegen im Team
- Empfang und Betreuung von Gästen sowie Koordination von Terminen
- Einkauf und Vorratshaltung von Büro- und Verbrauchsmaterialien
- Pflege und Organisation von Küche, Besprechungsräumen und Arbeitsumgebung
- Koordination kleinerer Beschaffungen und externer Dienstleister:innen
Verwaltung & Organisation
- Erfassung und Strukturierung von Belegen, Abrechnungen und Auslagen
- Unterstützung bei vorbereitenden buchhalterischen Abläufen
- Überblick und Pflege wiederkehrender Zahlungsvorgänge
- Dokumentation und systematische Ablage relevanter Unterlagen
- Verantwortung für interne Bestell- und Verwaltungsprozesse
Mitdenken & Mitgestalten
- Unterstützung bei Förderanträgen oder projektbezogenen Aufgaben
- Mitwirkung bei Teamaktionen, Bürogestaltung oder interner Kommunikation
- Proaktive Verbesserung von Abläufen und Routinen im Office-Alltag
- Präsenz als verbindendes, mitdenkendes Teammitglied
Was du mitbringst
Du bringst Erfahrung in Büroorganisation, Verwaltung oder einem vergleichbaren Bereich mit, arbeitest strukturiert, eigenständig und gerne im Team. Du gehst souverän mit MS Office um, hast ein gutes Gespür für Zahlen und Abläufe und keine Scheu, Verantwortung zu übernehmen. Vor allem aber passt du zu uns, wenn du offen, herzlich und verlässlich bist - und Lust auf ein Umfeld hast, das auf Miteinander und Mitgestalten setzt.
Was dich bei uns erwartet
Dich erwartet ein herzliches, offenes Team, das zusammenarbeitet - nicht nebeneinander, sondern miteinander. Wir bieten dir ein kreatives Umfeld mit Sinn, Vertrauen und Gestaltungsspielraum, flexible Arbeitszeitmodelle (Gleitzeit, Homeoffice, Teilzeit), 30 Tage Urlaub, moderne Räume in bester Lage und kleine Alltagsfreuden wie Kaffee, Tee, Obst oder Snacks. Wir feiern gern zusammen, denken langfristig und geben dir Raum, dich zu entfalten und Teil unserer Unternehmenskultur zu werden.
Das solltest du noch wissen
- Start: Februar 2026
- Umfang: Teilzeit (mind. 20 h/Woche) oder Vollzeit
- Vertrag: Unbefristet
- Ort: Jena (Westbahnhof)
- Gehalt: Nach Qualifikation - mit Angabe deiner Gehaltsvorstellung
Neugierig geworden?
Dann freuen wir uns auf deine Bewerbung! Schick uns ein paar Zeilen über dich und deinen Werdegang an
a.martin@art-kon-tor.de. Dein Ansprechpartner ist Andreas Martin, erreichbar unter 03641 - 887778.
Zum Schluss
Wir suchen nicht einfach Unterstützung im Büro.
Wir suchen jemanden, der mitdenkt, sortiert, gestaltet, bewirtet, organisiert, lacht, Fragen stellt und Impulse gibt - kurz: jemanden, der den Laden zusammenhält.
Wenn du dich darin wiedererkennst, freuen wir uns, dich kennenzulernen.
