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Mitarbeiter/in als Schulsekretärin (m/w/d) für die Grundschule Anne Frank

Stellenbeschreibung

Die Stadt Halberstadt, Abteilung Bildung, Jugend, Sport sucht zum schnellstmöglichen Termin eine/n Mitarbeiter/in als Schulsekretärin (m/w/d) für die Grundschule Anne Frank. Es handelt sich um eine unbefristete Stelle mit einer wöchentlichen Arbeitszeit von 35 Stunden und einer Bezahlung nach Entgeltgruppe 05. Maßgebend für die Festlegung der Stundenzahl ist grundsätzlich eine stattfindende Stellenbedarfsermittlung. Insoweit können konkrete Angaben zur Stundenzahl derzeitig nur für die Schuljahr 2022 - 2026 bekannt gegeben werden. Ihre Arbeitsaufgaben sind… 1.) allgemeine Vorzimmeraufgaben - selbstständige Erledigung von Vorzimmertätigkeiten sowie eigenverantwortliche Erstellung von Schriftverkehr und Erledigung von Dienstwegen - Terminorganisation und Terminkoordinierung, Annahme und Vermittlung von Telefonaten, Korrespondenz von E-Mail und Post - Protokollführung bei Veranstaltungen u.a. Gesamtkonferenzen - Führung und Kontrolle statistischer Erhebungen u.a. Urlaubsplanung, Zeiterfassung, Anwesenheit - Erledigung von sonstigen Arbeiten wie Kopieren, Beschaffung von Büromaterial, Archivierung von Schriftgut 2.) Durchführung von Schreibarbeiten - Anfertigen von Schreiben und Vermerken nach Vorlage bzw. Diktat für die Schulleitung und das Lehrpersonal - selbstständiges Erarbeiten und Schreiben von Schriftverkehr zu bestimmten Angelegenheiten in der Vorzimmerarbeit und aufgrund von Telefonaten und Besucher-verkehr 3.) Bearbeitung von Rechnungen/Pflege Berichtswesen - Rechnungsbearbeitung für die Grundschule Anne Frank - Abrechnung des Kopiergeldes - Verwaltung und Abrechnung der Portokasse bzw. des Handvorschusses 4.) spezielle Aufgaben im Schulsekretariat - Unterstützung der Schulleitung bei Aufgaben der Schulorganisation - Mitwirkung bei der Vorbereitung von Elternsprechtagen und -versammlungen so-wie zu Wahlen der Elternvertretung - Regelung des Besucherverkehrs für die Schulleitung und Lehrkräfte - Erarbeitung und Pflege der Schülerdateien - Durchführung der Lernanfängermeldung - Erstellung von Zeugnisabschriften, Beglaubigungen und Schulbescheinigungen - Mitwirkung bei der Organisation von schulischen Veranstaltungen, Ausflügen und Landheimaufenthalten - Verwaltung der Erste-Hilfe-Ausrüstung - Mitwirkung bei Sondermaßnahmen des Gesundheitsamtes (z.B. schulzahnärztliche Untersuchungen) - Beschaffung von Lehr- und Lernmaterial nach Vorgabe - Aufnahme und Weiterleitung von Dienst- und Schadensmeldungen Sie bringen mit… - mindestens eine abgeschlossene Berufsausbildung als Fachangestellte/r für Büro-kommunikation oder Bürokauffrau/-mann oder Kauffrau/-mann für Büromanagement oder Facharbeiter/in für Schreibtechnik - fundierte Kenntnisse in den gängigen Microsoft-Office-Anwendungen Womit Sie uns überzeugen können… - freundliches Auftreten und gute Kommunikationsfähigkeiten - Sicheres Auftreten in der Öffentlichkeit, besondere Fähigkeiten im Umgang mit Konfliktsituationen - selbstständiges Arbeiten - Bereitschaft zur Weiterbildung und Qualifizierung Ihre Chance bei der Stadt Halberstadt auf… - moderne, attraktive und freundliche Arbeitsbedingungen - ein verantwortungsvolles Aufgabengebiet in einem funktionierenden Team - eine fachkundige und -gerechte Einarbeitung - flexible Gestaltung der Arbeitszeit zur Vereinbarkeit von Familie und Beruf - betriebliche Gesundheitsförderung - betriebliche Altersvorsorge - Entgelt und alle sonstigen Leistungen, wie Jahressonderzahlung, leistungsorientierte Prämienzahlung, Urlaub usw. nach dem Tarifvertrag für den öffentlichen Dienst (TVöD Bei Einstellungen der Gemeinde können Mitglieder im Einsatzdienst der Feuerwehr dieser Gemeinde nach § 9 Abs. 5 Brandschutzgesetz Land Sachsen-Anhalt (hier Mitglieder der Freiwilligen Feuerwehr) bei gleicher Eignung, Befähigung und fachlicher Leistung bevorzugt berücksichtigt werden, wenn nicht andere rechtlich schützenswerte Gründe überwiegen, die in der Person eines anderen Bewerbers liegen. Schwerbehinderte und gleichgestellte Bewerber/innen werden bei gleicher Eignung, Befähigung und fachlicher Leistung bevorzugt berücksichtigt. Wir weisen darauf hin, dass im Vorfeld ein internes Bewerberverfahren erfolgt. Sie bringen die Voraussetzungen mit und sind an dieser Tätigkeit interessiert? Dann richten Sie Ihre aussagefähigen Bewerbungsunterlagen (Bewerbungsschreiben, lückenloser Lebenslauf und Tätigkeitsnachweis, Nachweis des Prüfungszeugnisses über den Berufsabschluss, alle qualifizierten Zeugnisse) bitte bis zum 05.07.2022 unter dem Kennwort „Anne Frank“ an die Stadt Halberstadt FB Innere Verwaltung/KITA/Schulen Herrn Kuschel Domplatz 49 38820 Halberstadt Onlinebewerbung unter https://service.halberstadt.de Hinweis zur postalischen Einreichung: Wir bitten als Bewerbungsunterlagen ausschließlich Fotokopien zu verwenden und auf aufwändige Bewerbungsmappen, Klarsichthüllen etc. zu verzichten. Bitte beachten Sie, dass nur vollständige Bewerbungsunterlagen (aussagekräftiges und unterschriebenes Anschreiben, Lebenslauf, Nachweis Berufsabschluss, ggf. Arbeitszeugnisse) in das Auswahlverfahren ein-bezogen werden. Unterlagen werden nur zurückgesandt, wenn ein ausreichend frankierter Rückumschlag bei-gefügt ist. Ansonsten werden die Unterlagen von nicht berücksichtigten Bewerbern/innen nach Ablauf von 6 Monaten nach Bewerbungsschluss vernichtet. Bewerbungskosten werden nicht erstattet. Wir weisen darauf hin, dass bei Abgabe einer E-Mail-Adresse alle Benachrichtigungen über diesen Weg erfolgen.

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Veröffentlicht am 17.06.2022

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